wss docs что это

Содержание

WSS Docs – продукт автоматизации делопроизводства, ведения электронного документооборота на базе MS SharePoint. Возможности WSS-Docs позволяют автоматизировать любой произвольный процесс электронного документооборота.

2021: WSS Docs РД3

1 марта 2021 года компания WSS-Consulting объявила о выходе релиза системы электронного документооборота WSS Docs РД3. В обновленной версии продукта были оптимизированы системные показатели, а также добавлены возможности, нацеленные на удобство работы с системой.

По информации компании, оптимизирована производительность системы, облегчена база оперативных документов за счет разрезания данных на оперативные и архивные документы, изменена архитектура доступа к объектам системы, исключены ошибки искажения данных при сохранении документов или принятии решений за счет создания единого сохранения карточки.

Обновленный функционал включает следующее:

В рамках оптимизации производительности системы была снижена нагрузка на сервера, оптимизирован поиск и отображение документов в папках интерфейсов, включен полнотекстовый поиск в папках интерфейсов, в окнах выбора документов и контекстном поиске в полях, оптимизирована скорость открытия и сохранения карточки документа.

При наличии мобильного приложения WSS Docs доступна функциональность автоматического входа в приложение через систему администрирования AppCenter. В данной системе администраторы подтверждают вход пользователя, блокируют устройства в случае утери сотрудником компании и смотрят историю действий.

В релизе системы AppCenter самостоятельно проверяет в СЭД принадлежность пользователя к компании. Если проверка прошла успешно, то устройство будет автоматически зарегистрировано в AppCenter без подтверждения администратора.

2020: Возможности WSS Docs

По состоянию на июнь 2020 года в коробочном варианте WSS Docs автоматизирует 10 бизнес-процессов:

В основе системы – WSS Workflow for SharePoint. Благодаря этому можно изменять набор функций системы, не прибегая к программированию.

WSS Docs 4.3

1 ноября 2013 года компания WSS-Consulting анонсировала версию WSS Docs 4.3. Обновленное решение обеспечивает, по сравнению с предыдущей версией системы, оптимизированную обработку документов.

Сокращено время ожидания ответа от системы при работе с 50 млн. документов до 1,5 секунд.

В новой версии WSS Docs реализованы все типовые бизнес-процессы, которые часто действуют в компании. электронный документооборот включает в себя работу с договорами и дополнительными соглашениями, приказами и распоряжениями, служебными записками, счетами на оплату, входящими/исходящими документами, протоколами совещаний, поручениями, нормативными документами или документами со свободной маршрутизацией.

Система помогает пользователям в разработке и настройке любых бизнес-процессов без использования программирования, используя только возможности настройки. Помимо этого, для удобства пользователей была произведена интеграция системы с Outlook, вследствие чего появилась возможность принятия решений «прямо из письма», что сильно упростило процедуру работы с документами.

В WSS Docs 4.3 предусмотрена возможность объединения филиалов компании или компаний холдинга в рамках единой СЭД. В обновленном решении доступен режим «Федерация», в котором серверы могут быть установлены в различных компаниях холдинга, однако благодаря прозрачной синхронизации всех документов компании, будут работать в едином информационном пространстве СЭД.

Представление продукта ожидается в конце ноября 2013 года.

Функциональность и особенности WSS Docs 4.0

Система электронного документооборота WSS Docs 4.0, в коробочном варианте, автоматизирует процессы делопроизводства и документооборота:

Среди особенностей продукта:

Автоматизация документооборота в территориально-распределенных компаниях и холдингах

Функционирование в гибкой среде

Быстродействие и масштабирование

Гибкость, открытость и расширяемость

Источник

Автоматизация документооборота в Eurasian Resources Group

Ситуация до проекта

До внедрения WSS Docs на некоторых предприятиях группы ERG (всего 66) использовалось несколько СЭД разных версий на базе Lotus Notes, а в некоторых компаниях документооборот был организован при помощи электронной почты. Предыдущие системы являлись закрытыми и не позволяли заказчику собственными силами вносить изменения в процессы. Это привело к разрозненности бизнес-процессов и проблематичной коммуникации внутри одной компании и между предприятиями группы. Также были и другие предпосылки к внедрению единой системы.

Цели и задачи проекта

Целью проекта стала автоматизация документооборота на 66 предприятиях холдинга, расположенных в Казахстане и вне Казахстана. Для достижения цели были поставлены следующие задачи.

Выбор решения

Для реализации проекта заказчик рассматривал вариант тиражирования одной из ранее используемых систем на все предприятия группы, однако большинство задач не удалось реализовать из-за недостающего функционала платформы.
В результате изучения систем от восьми разных вендоров заказчик остановился на выборе WSS Docs.

Ход проекта

Сначала был запущен пилотный проект, который включил в себя автоматизацию процессов договоров, доверенностей и дополнительных соглашений на нескольких предприятиях группы. Также было реализовано штрихкодирование документов для оперативного поиска в системе, логирование действий в WSS Docs с последующей выгрузкой в SIEM-систему и ряд доработок для обеспечения информационной безопасности, соответствующей стандартам компании.

Реализация проекта проходила в рамках девяти этапов, включая «пилот», техническую поддержку и развитие системы.

В рамках этапа «Тиражирование ДОЦО» процессы работы с договорными документами были настроены под заказчика и приведены к единой логике.

Особенности внедрения

Модуль переписки

Для обмена документами между предприятиями группы в системе WSS Docs реализована интеграция входящих и исходящих документов. С помощью данного модуля на этапе регистрации исходящего письма регистратор имеет возможность выбрать, в какие компании направить письмо и каким сотрудникам. Таким образом, на принимающей стороне создаются входящие документы, а регистратору приходит оповещение.

Управление закупками

Сотрудники ERG ежедневно готовят и согласуют большое количество документов по закупкам различных товаров и услуг. Для группы ERG этот процесс был полностью автоматизирован от создания технического задания, обоснования потребности и до согласования договора с контрагентом.

Мультиязычность

В связи с тем что ERG имеет свои представительства и предприятия по всему миру, реализация решения мультиязычности для заказчика была одной из приоритетных задач. Модуль осуществляет перевод всех элементов пользовательского интерфейса и содержимого полей справочников. Каждый пользователь может переключать язык из интерфейса системы.

Электронная подпись

В системе реализована возможность подписания документов квалифицированной электронной подписью. Это сделано за счет интеграции WSS Docs с программным средством криптографической защиты «ТУМАР-CSP», сертифицированным в Республике Казахстан.

Мобильное приложение WSS Docs

Частые командировки руководителей компании потребовали рассмотреть инструменты для удаленной работы с системой, чтобы ускорить процесс согласования документов. С этой целью был разработан мобильный клиент WSS Docs, оснащенный основным функционалом.

В мобильной версии сотрудники имеют возможность просматривать документы и файлы документов, создавать и просматривать поручения.

Также для безопасности приложения был разработан центр администрирования AppCenter, с помощью которого администратор может принимать решение по допуску сотрудников к приложению. Это обеспечило защиту данных от сторонних лиц и от группы сотрудников ERG, которым запрещен доступ к функционалу клиента. Кроме того, в случае потери мобильного устройства сотрудником администратор может отправить сервисное push-уведомление, которое удалит все данные приложения с телефона, предотвратив утечку корпоративной информации.

Также стоит отметить, что в период пандемии мобильное приложение стало одним из ключевых инструментов, позволяющих минимизировать риски перехода на удаленный режим работы.

Файловое хранилище WSS Docs Storage

Для того чтобы компания могла работать с большим объемом документов, был внедрен дополнительный модуль WSS Docs Storage, который позволяет хранить более 5000 Tб документов.

Управление совещаниями

«Коллегиальные органы управления WSS Docs» — это отдельный модуль системы, предназначенный для оптимизации процесса заседаний. Для руководителей предприятий ERG было важно автоматизировать данный процесс, чтобы иметь возможность проводить заседания удаленно. В рамках модуля был автоматизирован полный цикл процесса от подготовки вопросов к заседанию до контроля исполнения поручений по итогам заседаний. Пользователи WSS Docs могут отслеживать график заседаний, просматривать и согласовывать вопросы повестки совещаний, голосовать, прикреплять материалы к заседанию, формировать протоколы, ставить поручения, контролировать их выполнение и многое другое. Помимо автоматизации данного процесса в веб-версии системы также было разработано отдельное мобильное приложение для удаленного проведения заседаний.

Результаты проекта

В результате выполненных работ были достигнуты все поставленные цели. По словам заказчика, с момента внедрения WSS Docs сотрудники всех предприятий группы были обучены работе в системе и без трудностей адаптировались к новой СЭД.

«С помощью WSS Docs нам удалось автоматизировать переписку между предприятиями группы, что позволило сократить время согласования и рассмотрения документов на 40%, а экономия времени ожидания обработки запросов системой составила 50 000 долларов в год», — отметил директор по развитию бизнес-систем компании Eurasian Resources Group Шухрат Латыпаев.

Эффекты от внедрения WSS Docs

Источник

WSS Docs

Альтернативы WSS Docs

Обзор WSS Docs

Функциональные возможности системы

Система WSS Docs является «коробочным» решением и в «коробочном» варианте содержит базовый набор функциональных возможностей, необходимых для автоматизации следующих процессов делопроизводства и документооборота: Регистрация, наложение резолюции, исполнение входящих документов; Подготовка, согласование, регистрация, рассылка исходящих документов ; Подготовка, согласование служебных и объяснительных записок, контроль исполнения приказов и распоряжений; Работа с протоколами совещаний; Согласование и контроль исполнения договоров и дополнительных соглашений; Согласование и контроль исполнения заявок на оплату счетов; Постановка, исполнение, подтверждение, отслеживание статуса исполнения поручений (в том числе в рамках документа), возможность создавать дочерние поручения; Работа с архивом нормативно-справочной информации.

При этом представленный функционал реализован таким образом, чтобы предоставить пользователю максимально широкие возможности по настройке системы, такие как: Жесткие и гибкие (задаваемые пользователем) маршруты: маршруты согласования документов могут быть сформированы как на уровне типа документа, так и непосредственно пользователем при запуске документа на согласование. При этом допускается как последовательное, так и параллельное согласование, а также их комбинации. Кроме того, часть маршрута может быть задана жестко, в то время как другая часть задается пользователем при запуске документа на согласование; Установка заместителей для каждого вида документов; Настраиваемые справочники; Настраиваемые оповещения по системе; Различные варианты регистрации документов (шаблоны номеров, автоматическая регистрация, ручная регистрация) Каталогизация документов (один документ может располагаться в различных папках); Настройка полей карточки, полей фильтров, представлений; Установка взаимосвязанных ссылок между документами; И др.

Функционал WSS Docs соответствует процессам делопроизводства, принятым в большинстве российских компаний. И хотя по желанию Заказчика компания WSS-Consulting осуществляет услуги по внедрению WSS Docs, ее настройке и доработке в соответствии с любыми предъявляемыми Заказчиком требованиями, система и в базовом варианте будет готова к использованию сразу после установки и заполнения справочников.

Ключевые преимущества WSS Docs

— Удобство. Пользователи не спрашивают «как работать с системой?». Система обладает простым и интуитивно понятным интерфейсом.
— Скорость. Все действия выполняются практически моментально, время отклика системы на действия пользователя

Источник

Система управления документооборотом и бизнес-процессами

ECM-платформа WSS Docs предназначена для автоматизации документооборота разных направлений деятельности: кадровый учет, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Система является коробочным продуктом с набором готовых процессов делопроизводства.

Платформа разработана на базе Microsoft SharePoint с учетом российской специфики документооборота.
За счет отказа от большинства сервисов SharePoint, система без ограничений работает на SharePoint Foundation.

Видеоматериалы

Набор редакций системы позволяет автоматизировать документооборот в компаниях любого масштаба.
Для выполнения сложных, специфических задач, мы оказываем услуги индивидуального внедрения.

Возможности масштабирования

Среда разработки дает возможность выстраивать уникальные бизнес-процессы для централизованных и распределенных компаний с неограниченным количеством пользователей. Для распределенной установки система имеет специальный модуль «Федерация», который объединяет несколько независимых инсталляций системы в единое пространство со сквозными процессами. При использовании модуля между серверами передаются только минимально необходимые данные, что защищает корпоративную информацию от утечек.

Файлы документов хранятся в СУБД MS SQL Server, позволяя обрабатывать до 10Tb данных. При необходимости обработки большого массива данных, мы предлагаем внедрение специализированной системы хранения WSS Docs Storage, которая увеличивает объем до более 5000Tb.

Типовые решения с простой адаптацией

Система позволяет выстраивать электронный документооборот с контрагентами, автоматизирует тендерные процедуры, закупки, бухгалтерский архив и другие процессы. В каталоге дополнительных модулей содержится более 1000 отраслевых решений. Их разработка основана на 15-летнем опыте компании и реализации более 500 успешных проектов для ведущих организаций. Вы можете использовать модули в готовом виде или адаптировать их под задачи своей компании. За счет гибкого конструктора системы можно настраивать любые виды, формы документов и сложные карточки. До 90% изменений вносятся в систему без программирования.

Типовые конфигурации и решения

Преимущества

возможности

По вашему запросу мы предоставим бесплатную демонстрацию системы WSS Docs, подберем решения для ваших задач и расчитаем стоимость внедрения.

Источник