Trello — начало работы и скрытые фишки
Trello — это очень распространенная программа по организации личных дел и бизнеса. Когда пользователь только заходит в нее, она может показаться ему очень простой и примитивной, но чем больше он работает с ней, тем больше фишек и сюрпризов он находит. В этой статье я рассмотрю как самые начальные аспекты работы, так и более продвинутые функции Trello о которых не знает большинство пользователей.
P.S. если вы хоть раз открывали приложение trello листайте до основы работы.
Как начать работу
В самом начале мы видим экран, на котором на предлагают создать доску, давайте сделаем это. Необходимо всего лишь ввести название доски и выбрать фон (я всегда выбираю наиболее нейтральную фотографию или еще лучше просто однотонный цвет, чтобы ничего не отвлекало от карточек внутри доски, и они контрастировали с задним фоном). Готово, мы создали свою первую доску.
Теперь нам нужно «добавить список», то, что я в дальнейшем буду называть колонкой. Нажимаем «добавить», вводим название и тут начинается самое интересное, потому что сейчас мы перейдем к созданию карточек.
Для добавления карточки необходимо ввести название, и после создания мы можем нажать на саму карточку и провалиться в ее настройки.
Как только мы создали карточку перед нами предстает абсолютно чистый шаблон, который теперь мы можем настраивать и кастомизировать под себя практически так, как нам захочется, но для начала давайте быстро ознакомимся со строением карточки.
Каждая карточка имеет название, описание и действие. Название буде видно нам «снаружи» на всей доске, а вот вся остальная информация скрыта внутри карточки и только некоторые справочные пункты можно тоже выносить как бы на обложку карточки.
Основы работы
Давайте посмотрим направо и быстро изучим основные вещи, которые мы можем добавить на карточку.
Первое — это метки. Они видны снаружи карточки и помогают выделять отдельную карточку среди остальных, а также присваивать каждой карточке свою роль. Метки можно называть по-разному, и каждая метка может обозначать карточку с той или иной информацией.
Например вот так выглядят мои метки. Карточку с соответствующей информацией я обозначаю соответствующей меткой, например если в карточке содержится ссылка на какую-нибудь важную статью, я отмечаю ее желтой меткой, а если карточка содержит домашнее задание, или еще какое-нибудь дело, которое я должен выполнить, она помечается красной меткой.
Вторая, не менее важная функция в карточке — это чек-лист. Тут все просто, можно создать чек-лист с определенным названием, например «список покупок» или «домашнее задание», потом внести в него необходимые для выполнения пункты и затем отмечать по мере исполнения. Каждый выполненный пункт будет оставаться в чек-листе, но зачеркиваться, показывая, что вы выполнили, а что нет, и какой объем работы был вами проделан.
Интересная модель: когда я готовился к ЕГЭ, и у меня было большое количество вебинаров, которое нужно было посмотреть, я просто создавал чек-лист с вебинарами и в строчки вносил ссылки на эти видео, а затем отмечал по мере просмотра.
Третья функция карточки — это создание сроков. Мы можем задать срок выполнения той или иной задачи, записанной на карточке, и trello напомнит нам заблаговременно, что срок карточки скоро истекает и будет менять цвет маркера времени на карточке в зависимости от того, сколько времени осталось до намеченного срока. Также мы можем добавить календарь на всю доску, и у нас появится еще одна полезная функциональность доски.
Как это сделать:
Теперь, когда мы создали карточку с определенным временем исполнения, она автоматически добавится в календарь, и при нажатии на кнопку «календарь» на доске, мы увидим наши задачи, которые необходимо выполнить к определенному сроку.
Четвертая штука — это вложения, на них мы остановимся поподробнее. Для меня, человека, который из-за учебы работает с огромным количеством файлов, это одна из самых полезных функций карточки. В эти вложения можно очень просто добавлять картинки или файлы, перетащив их из папки на компьютере или телефоне на карточку (drag and drop).
Интересный факт: если вы закидываете туда картинку, то она становится обложкой карточки, иногда это мешает, поэтому можно отменить добавление обложки, но я создал специальные картинки, на которых написал разные нужные мне информационные баннеры, и теперь при добавлении этой картинки, у меня получается красивая и сообщающая мне о чем-то обложка карточки (по сути, как метки, только больше и ярче).
Вот мои шаблоны, копируйте, пользуйтесь.
Как сделать новый Trello и продать его за 425 млн. долларов: почему компания Atlassian выложила такую сумму
Рациональная причина приобретения Trello
Компания Fog Creek запустила сервис Trello в 2011 году и через шесть лет продала его за 425 млн. долларов. Это оказалось, вообще, самое большое приобретение компании Atlassian. Но почему Atlassian заплатила так много за Trello? Потому что сервис Trello подорвал область отслеживания проектов. Продукты, базирующиеся на подрывных технологиях, обычно дешевле, проще, меньше и более удобны в использовании.
Trello принёс иное представление о ценности на рынке. Компонентами его ценности являются сотрудничество и простота. Представление о ценности в системе JIRA, предлагаемой компанией Atlassian, — иное. Представляется, что Atlassian является компанией с хорошим управлением. Её руководители делали всё в соответствии с предписаниями. Они слушали своих клиентов и создавали всё более хороший и более сложный продукт. Добавляя новые функции, они стремились получить новых клиентов. Их продукт стал элитным.
В то время как выручка компании росла, её продукт становился всё более сложным и трудным для поддержки. Двигаясь в сторону «элитарности», компания Atlassian создала своего рода «вакуум» в диапазоне низких цен, в который могли бы войти конкуренты с подрывными технологиями. Именно это и сделал сервис Trello.
В своих усилиях, направленных на удержание лидерства при разработке конкурентноспособных высококачественных продуктов, многие компании не осознают скорость, с которой они двигаются в верхние по качеству эшелоны рынка. Они не признают, что их предложение намного превышает потребности их первоначальных клиентов, поскольку они сориентированы на высокопроизводительные, высокодоходные рынки. И они не видят, что порождают пустоту (вакуум) в диапазоне низких цен, в который могут войти конкуренты с подрывными технологиями. (См. книгу Клейтона Кристенсена «Дилемма инноватора».)
Пример панели Trello:
Пример панели JIRA:
Одновременно система JIRA стала дорогой. Но её главные потребители были готовы получать меньше возможностей при более подходящей цене. В результате компания Atlassian стала уязвимой для конкурентов с более дешёвыми, более простыми и более удобными продуктами.
Добавляя новые функции, Trello также будет двигаться вверх в сторону более высококачественной продукции и достигнет уровня запросов основной части рынка (синяя линия). Когда он пересечёт синюю линию, основные клиенты системы JIRA переключатся на Trello. Так подрывная инновация устраняет утвердившийся на рынке продукт. Это произошло с другими продуктами, такими как, например, дисководы и большие ЭВМ. То же произойдёт и в области отслеживания проектов.
Теперь ясно, почему сервис Trello стал самой большой угрозой для будущего компании Atlassian. Trello шёл в атаку. Этот продукт имел меньше функций. Он был простым. И он был шокирующе дешёвым. Он был подрывным!
Я не работаю в компании Atlassian. У меня нет контактов с её сотрудниками. Но я знаю, что ощущают люди, когда подрывная технология врезается в компанию, благополучно действующую на рынке более 15-ти лет. Это, мягко говоря, неприятно во всех отношениях!
Генеральный директор Atlassian сделал правильно. Вместо того, чтобы бороться с подрывной технологией, он принял её и купил сервис Trello. В интервью он сказал:
Все компании попадают в одну из двух корзин: либо стать компанией по разработке ПО, либо быть уничтоженной одной из таких компаний. Любая отрасль коренным образом изменяется под действием программного обеспечения.
Я уверен, что многие сотрудники Atlassian не понимают такого решения. Оно не имеет смысла для них. По их мнению, Trello — весьма неважный продукт по сравнению с JIRA. Но генеральный директор Atlassian покупкой Trello сохранил работу для своих сотрудников и их зарплату. Потому что дальнейшее продвижение Trello вело к гибели Atlassian!
Реакция рынка была положительной. Стоимость акций Atlassian поднялась с 25,03 доллара на 09 января (дата объявления о покупке) до 28,03 доллара на 23 января.
Atlassian не в состоянии создать свой собственный сервис Trello.
По мнению Клейтона Кристенсена лидерство в подрывной технологии имеет очень большое значение. Компании, вошедшие на этот рынок первыми, в шесть раз чаще добивались успеха, чем те, что входили позже. Поэтому, если бы компания Atlassian даже создала свой собственный вариант сервиса Trello, нет оснований полагать, что продукт стал бы успешным. Atlassian не была бы инициатором.
Но есть и более серьёзная причина, чем упущенное преимущество инициатора. Atlassian — акционерная компания открытого типа. Для такой компании требуется рост 30% в год. Таким образом, каждый человек в компании должен делать деньги. Много денег. А чтобы делать много денег, нужны крупные клиенты.
Доход Atlassian в 2016 году составил 458 млн. долларов. Чтобы в 2017 году вырасти на 30%, необходимо заработать дополнительно 137 млн. долларов. Компания в своём обращении к акционерам спрогнозировала общий доход в диапазоне 597-603 млн. долларов.
Trello согласно Forbes.com имеет регулярный доход около 10 млн. долларов. Клон Trello не смог бы помочь компании Atlassian достичь её цели. У Atlassian, похоже, много хороших руководителей. Хорошие руководители никогда не будут выделять ресурсы на создание ещё одного Trello, так как это не решит главную проблему компании: как поднять доход. Вместо этого они будут делать всё необходимое, чтобы удовлетворить потребности своих самых больших клиентов.
Со временем у них сформировался некоторый набор ценностей. Их не заботит возможный рост дохода на 10 млн. долларов. Им требуется рост на 137 млн. долларов. Поэтому каждый в компании Atlassian сосредоточен на крупных клиентах и их потребностях. А таким клиентам нужен более крупный, более высокого качества и более сложный продукт.
Как мы уже узнали, продукты на основе подрывных технологий, как правило, дешевле, проще, меньше по объёму и удобнее. И это противоположно тому, что делает Atlassian. В наборе ценностей, которых придерживается компания Atlassian, нет места для подрывной инновации Trello.
Так что же произойдёт после приобретения Trello?
Вспоминаю, как Google купил Android. Операции Android не были полностью встроены в основной бизнес Google. Более того, сотрудники Google не имели доступа в офисы Android. Как можно видеть, это было одно из самых лучших приобретений Google. Но почему Google не встроил Android в свой основной бизнес? Просто. Потому что процессы, ценности и культура, действующие в Google, убили бы Android. В этом одна из главных причин, из-за которой вновь приобретённые компании не встраивают в основной бизнес.
Atlassian действует на рынке более 15-ти лет. Компания имеет установившиеся процессы, ценности и культуру. Она работает с иными сегментами клиентов, чем Trello. Atlassian имеет более 1 700 сотрудников. Её руководители должны сейчас принять решение: должна или нет компания встроить Trello в свой бизнес.
Если руководители Atlassian достаточно разумны, они не будут встраивать Trello. Совет сотрудникам Trello: если вы узнаете, что встраивание надвигается, то начинайте искать новую работу. Встраивание означает начало конца. Это связано с тем, что ценности Trello не входят в ценности компании Atlassian. Если что-то не входит в ценности компании, то для этого «чего-то» не будет никакого хода!
Ценности какой-либо организации являются теми критериями, в соответствии с которыми принимаются решения о приоритетах, а установление приоритетов действует на сотрудников всех уровней. Ценности успешных фирм, как правило, развиваются предсказуемым образом, по крайней мере, в двух измерениях. Первое из них относится к приемлемой валовой прибыли. Второе измерение, по которому ценности предсказуемо изменяются, относится к тому, насколько большим должен быть бизнес, чтобы оставаться привлекательным. (Снова смотрите соображения Клейтона Кристенсена в книге «Дилемма инноватора».)
Trello создал новый развивающийся рынок. Нет развивающихся рынков на 800 млн. долларов. Когда развивающиеся рынки небольшие, они мало привлекают большие компании. Поэтому Trello будет получать недостаточно денег и ресурсов внутри Atlassian.
Trello станет новой системой JIRA!
Генеральный директор Atlassian в своём блоге написал: «Trello станет важной частью номенклатуры продуктов Atlassian.» Я предполагаю, это значит, что слишком рано говорить правду. Будет как раз наоборот.
Через несколько лет Trello пересечёт синюю линию. Всё, что желают иметь основные клиенты, будет доступно в Trello. Это будет переломный момент для пользователей JIRA. Они начнут перемещаться в Trello.
После пересечения синей линии Trello войдёт на основной рынок. Trello начнёт приносить громадную прибыль для компании Atlassian. Поступления от Trello превысят таковые от JIRA. Именно в этом простая причина, почему Trello станет новой системой JIRA!
Конечно, многие из вас подумают, что я плохо понимаю ситуацию. Но именно так и работает подрывная инновация. Слабость сервиса Trello сегодня станет его силой завтра.
Здесь следующие стартапы на 400 млн. долларов.
А что о приложении Quip — облачном текстовом процессоре? Он был создан в 2012 году и продан компании Salesforce за 750 млн. долларов. Quip похож на Trello. Оба являются простыми с позиции функциональности. Quip представляет собой подрывную инновацию для Google Docs и Google Sheets. Очень похоже на то, как Google не так давно подорвал Microsoft Office.
В то время как одни компании двигаются в сторону высококачественных и сложных продуктов, другие используют образующееся пустое поле для инноваций как точку входа. Если внимательно посмотреть, то такой вакуум можно найти во многих отраслях. Заполняя его простой и дешёвой технологией, можно создать стартап на 400 млн. долларов.
Скотт Кук, основатель компании Intuit, решил, что разработчики бухгалтерского ПО для предприятий малого бизнеса зашли слишком далеко по функциональности, требуемой этим рынком, создав, таким образом, возможность для подрывной технологии программного обеспечения, которое обеспечило бы адекватную, но не чрезмерно избыточную функциональность (и которое было бы простым и удобным для использования). Бухгалтерская программа для малого бизнеса Quickbooks захватила 70% рынка в течение двух лет после её выхода (Кристенсен).
Создайте что-нибудь новое, но более простое и более дешёвое. Сделайте нечто, что основной рынок не пожелает сейчас, но очень пожелает позднее. Слабость дня сегодняшнего станет силой дня завтрашнего.
Если вам нужны идеи для ваших стартапов на 400 млн. долларов, подпишитесь на мои новости на сайте http://tarasowski.co
Примечание. Эта статья помещена на Medium. Medium является подрывной инновацией для WordPress. WordPress проскочил слишком далеко на рынке и в результате создал вакуум для инновации.
Сила визуальной перспективы для вашей команды
Trello — это визуальный инструмент для командной работы на любом проекте. Подходит и стартапам, и гигантам из списка Fortune 500
Вся информация как на ладони
Оцените общую картину или сосредоточьтесь на деталях — все на одной доске Trello.
Состояние задачи видно всем — просто перемещайте карточку с задачей по спискам, пока она не перейдет в группу «Выполнено».
Организуйте важную информацию из всех ваших приложений в одном месте с помощью Power-Ups.
Эффективная совместная работа
Бесконечно гибкая настройка означает, что Trello работает именно в вашем стиле.
Бросайте электронную почту и общайтесь там, где кипит работа.
Вы не пропустите срок сдачи благодаря легко настраиваемым срокам выполнения и режимам календаря.
Постоянная синхронизация
Trello — это инструмент, который позволяет поддерживать связь со всеми вашими командами.
Все обновления в реальном времени — значит каждый видит актуальную информацию.
Доступен в браузере и на мобильных устройствах (даже офлайн!)
Превращайте доски Trello в настоящие приложения с помощью Power-Ups из ваших любимых инструментов
Jira + Trello
Отслеживайте состояние задачи в масштабе компании
Создавайте с нуля или связывайте существующие задачи Jira с карточками Trello. Смотрите статус, приоритет, исполнителя и другие атрибуты привязанной задачи Jira.
Bitbucket + Trello
Посмотрите на ваш код с другой стороны
Поддерживайте структуру проектов, присоединяя ветки, коммиты и пул-реквесты Bitbucket к карточкам Trello. Проверяйте важную информацию, например статус обновления и анализ кода, прямо в Trello.
Confluence + Trello
Работайте сообща
Создавайте новые страницы Confluence прямо из карточек Trello. Смотрите, кто и когда создал страницу.
Используйте Power-Ups, чтобы подключиться к десяткам других приложений и создавайте свои собственные!
«Компания McCorvey работала с бумажными документами на протяжении 60–70 лет, а благодаря Trello за один день полностью перешла на цифровой документооборот. Это большой шаг, который оказал на компанию огромное влияние — именно это нам и понравилось».
Trello помогает командам эффективно решать рабочие задачи.
Работайте в команде, управляйте проектами и выводите продуктивность на новый уровень собственным уникальным способом вместе с Trello.
Это не просто работа. Это координация действий в команде.
Начните с досок, колонок и карточек, а затем переходите к более сложным функциям. Управляйте проектами, упорядочивайте задачи и поддерживайте командный дух — все это в Trello.
Присоединяйтесь к более чем миллиону команд по всему миру, которые уже используют Trello в работе.
Функции для эффективной командной работы.
Продуктивность команды зависит от эффективных инструментов и комфортной рабочей обстановки. Интуитивно понятные функции Trello позволяют команде быстро настроить рабочие процессы для любых задач: от совещаний и проектов до мероприятий и постановки целей.
Выберите режим просмотра
Доска — это только начало
Колонки и карточки — это фундамент работы на досках Trello. Вы также можете назначать задачи, использовать режим просмотра «Хронология», отслеживать показатели продуктивности, структурировать работу в календарях и не только.
Подробнее
Создание доски в Trello занимает несколько секунд. Разностороннее представление данных на доске позволяет всем участникам команды следить за обновлениями удобным им способом:
Узнать больше
На карточках есть всё что нужно
Карточки Trello помогут эффективно организовывать работу: отслеживайте задачи, а также управляйте ими и делитесь информацией с участниками команды. Чтобы увидеть все доступные функции — списки задач, даты выполнения, вложения, беседы и не только, откройте любую карточку.
Подробнее
Переворачивайте карточки Trello одним нажатием и переходите к их содержанию. Разбивайте крупные задачи на шаги с помощью напоминаний, списков задач, комментариев, включая реакции с эмодзи, и предпросмотра вложений. Кроме того, обзор карточек на досках позволяет оценивать общую картину работы: они распределены по колонкам и статусам.
Ваша команда может:
Встречайте обновленное улучшение Butler
Не требующая навыков программирования автоматизация.
Делегируйте простые задания роботам и освобождайте своей команде время для по-настоящему важной работы: автоматизируйте монотонные рабочие процессы с помощью встроенного улучшения Butler.
Подробнее
Butler позволяет автоматизировать практически любую задачу в Trello с помощью команд в вольной формулировке:
Улучшения
Интегрируйте с Trello лучшие инструменты для работы
Легко интегрируйте приложения, которыми пользуется ваша команда, с рабочими процессами Trello и решайте конкретные задачи с помощью улучшений: у нас их сотни, на любой случай!
Подробнее
Отчеты, настройка карточек, интеграции и не только — вас ждут лучшие функции для продуктивной работы.
Посмотреть цены
Независимо от размера вашей команды — 2 человека или 2000 — у Trello найдется версия, которая идеально подойдет именно вам.
Познакомиться с Trello
Структурируйте работу с помощью самых популярных функций Trello.
Что такое Trello? Подробный гайд по использованию сервиса
Как управлять командами и проектами и что делать, чтобы настроить сервис под себя.
Я копирайтер: пишу информационные и коммерческие статьи для нескольких клиентов. Работать мне помогают разные сервисы, один из них — Trello. В нём я добавлена в несколько проектов, и их руководители видят, когда будет сдана задача, что идёт не так и как можно это исправить.
Trello нужен не только копирайтерам, но и другим специалистам из IT-сферы и маркетинга: разработчикам, дизайнерам, верстальщикам и многим другим. А ещё больше он нужен руководителям и менеджерам, ответственным за проект. Давайте разберёмся, что это за чудо-сервис, как он работает и как можно его использовать.
Что такое Trello
Это облачный сервис для управления небольшими командами и проектами. Простой и интуитивно понятный: когда я впервые зашла в Trello, разобралась в нём за пару минут по инструкции, которую прислал клиент.
Сервис работает по принципам методологии Kanban, которая является частью философии Agile. Если коротко, то каждая задача там — отдельная карточка, и карточки перемещаются по доскам (колонкам) в зависимости от стадии работы.
Подобный метод используют не только для работы над проектами. Сервис помогает планировать всё что угодно: от списка покупок для похода в магазин вечером до предстоящего отдыха.
У Trello есть онлайн-версия, доступная для любых браузеров, и мобильные приложения на Android и iOS. Работать в приложениях можно и автономно, без подключения к интернету: они запомнят все изменения, а когда вы снова подключитесь к сети, внесут их и в онлайн-версию.
Работа в Trello условно бесплатна. У бесплатной версии ограниченный функционал, но его вполне хватает для управления небольшими проектами и командами. Платный доступ стоит 10 долларов в месяц за одного пользователя при оплате подписки на год. То есть управление небольшим отделом в десять человек в платной версии будет стоить 100 долларов в месяц.
Я работаю в Trello с 2016 года и ни разу не видела платной подписки на сервис. Все мои клиенты используют бесплатную версию и управляют штатом от 1–2 до 70 человек.
Самозанятый автор. Создает статьи в блог и коммерческий контент. Пишет о маркетинге, финансах, бизнесе и YouTube.
Как происходит управление проектами в Trello
Организовать работу в Trello помогают четыре элемента: команды, доски, списки и карточки.
Команды — люди, которых объединяют для работы над какими-то совместными проектами. Например, авторы, маркетологи, редакторы и верстальщики, которые вместе работают над ведением блога.
Команды в Trello могут быть публичными и приватными. Публичные используются редко, приватные чаще. Вступить в них можно только по ссылке-приглашению, а сами команды и доски внутри увидят только участники.
Доски — как отдельные проекты. Их создают внутри команд, и на каждую добавляют участников. В одной команде в бесплатной версии Trello может быть не больше 10 досок, в платной — неограниченное количество.
Раньше доски создавали и как отдельный элемент, без команд. Но сейчас команда нужна, это обязательное условие. Если вам нужна доска, доступ к которой будет только у вас, можно создать команду и добавить туда себя единственным участником.
Списки — те самые этапы работы, по которым перемещаются задачи. Чаще всего это стандартные колонки: «Нужно сделать» → «В процессе» → «Готово».
Но этапов работы может быть сколько угодно: всё зависит от проекта. Можно создать 10, 20 или 30 колонок: главное, чтобы всем участникам команды было удобно работать на доске и они понимали, в какой последовательности перемещать карточки.
Списки не обязательно должны быть этапами работы. В некоторых проектах их делают для разделения задач между специалистами, в других — для разных направлений работы. Trello — очень гибкий сервис, и его можно использовать для чего угодно.
Карточки — конкретные задачи. Именно их переносят по спискам в зависимости от того, на какой стадии выполнения они находятся. На одной доске может быть одновременно сколько угодно карточек: хоть 100, хоть 1 000.
В заголовках карточек обычно коротко указывают саму задачу. А в описании более подробно рассказывают о том, что нужно сделать. Или просто сохраняют важную информацию: например, оставляют ссылки на бриф от клиента.
То есть чтобы управлять кем-то или чем-то, руководитель создаёт команду, в ней — доски. Добавляет на доски участников в зависимости от того, кто над каким проектом работает. Создаёт на досках списки, а в них — карточки. А потом просто заходит, смотрит на доску и сразу понимает, что вообще происходит и на каком этапе выполнения находится конкретная задача.
Какие ещё функции есть в Trello и как их использовать в управлении проектами
Команды, доски, списки и карточки — далеко не всё, что есть в Trello. Множество дополнительных функций делают работу в нём ещё удобнее. Вот они:
Чек-листы. Это списки внутри карточек. Их можно использовать для создания подзадач: например, если карточка создана для работы над дизайном логотипа, то в чек-листе могут быть следующие этапы:
А ещё чек-листы можно использовать как этапы проверки качества работы. Смотрите макет — и отмечаете сами, соблюдены ли требования к нему. Или это делает сам дизайнер, когда переносит карточку на проверку.
Чек-листы можно сохранять, чтобы не прописывать подзадачи каждый раз. На одной карточке может быть несколько таких сохранений. Например, сделали один раз чек-лист для текстов — и добавляете его во все задачи по созданию контента.
Участники. Участников можно добавлять не только в команды и на конкретные доски, но и на карточки. Тогда вы будете понимать, кто ответственный за каждую задачу. А люди, добавленные на карточку, будут получать оповещения обо всех изменениях в ней: о том, что её переместили в другой список или архивировали.
Дедлайны. Каждой карточке можно назначать дедлайн: срок сдачи. За сутки до его окончания Trello напомнит о том, что пора поторопиться: пришлёт уведомление внутри онлайн-версии и push-уведомление, если у участников карточки установлены мобильные приложения.
Любой участник доски может отметить, что задача выполнена и остановить счётчик времени. Дедлайн можно перенести в любой момент.
Комментарии. Каждую карточку можно комментировать — задавать там вопросы или оставлять ссылки на облачные хранилища, в которых лежат результаты выполнения работы. Все комментарии хранятся в карточках вечно, но авторы посланий могут удалять их.
В комментариях можно тегать людей: тогда они получат уведомление о том, что вы обратились к ним. Сделать это можно через знак @: введите его и выберите человека, которого хотите тегнуть. Или просто нажмите на «Ответить» под его комментарием.
История действий. Она хранится в карточках и нужна для проверки действий сотрудников. Вы можете видеть всё, что они делали: когда и куда перемещали карточку, переносили ли дедлайн, когда и в какой последовательности отметили выполненными элементы в чек-листе.
Вложения. Нужны, чтобы что-то хранить или передавать результаты работы. К любой карточке можно добавить вложение: документ Word, таблицу Excel, ZIP-архив, видео или даже презентацию. Они будут видны в карточке, а изображения можно использовать в качестве обложки.
Метки. Это небольшие цветные полоски, которыми можно помечать карточки. Метками можно обозначать что угодно: важность задачи, конкретного клиента, для которого она выполняется, или размер оплаты за неё. Вы можете настраивать метки сами — добавлять новые, менять цвета, давать им названия.
Как можно настроить Trello под свои задачи
Trello настраивают под себя как угодно: некоторые используют сервис даже вместо CRM-системы. Например, можно сократить время на управление, если использовать автоматизацию действий: когда кто-то переносит карточку в определённый список, ставить ей срок выполнения или присоединяться к ней. Автоматизация действий находится во вкладках Butler: увидеть их можно на доске, в самих карточках или если нажать три точки вверху списка.
Trello можно дорабатывать по API или стандартными улучшениями. Их очень много, и среди них вы точно найдёте то, что вам нужно. Вот некоторые из них:
« Поля пользователя». Улучшение позволяет добавлять в карточки собственные поля с цифрами, текстом, датами, флажками, раскрывающимися списками.
«Google Диск». Связывает Trello и «Google Диск», благодаря чему вы можете добавлять в карточки ссылки на папки и конкретные документы. Это можно делать и без улучшения, но с ним файлы попадут в папку «Вложения», а ещё можно будет открывать уменьшенные версии прикреплённых документов.
« Календарь». Улучшение формирует календарь, заполненный карточками. Он расставляет их на конкретные даты в соответствии с дедлайнами и наглядно показывает фронт работ.
Смысл вы уже поняли — у Trello есть огромное количество улучшений для аналитики, сбора статистики, автоматизации процессов, общения, маркетинга, продаж и так далее. Правда, в бесплатной версии можно добавить только одно улучшение на доску, необходимое вам, и несколько из бонусного раздела.
Вместо заключения: неужели в Trello всё так идеально?
Я давно использую Trello, и большинство моих клиентов ведут проекты там же. Хотя есть много альтернатив, тоже работающих по методологии Kanban: таких же интуитивно понятных и лёгких в использовании. Trello просто привычнее и популярнее.
И да, Trello не панацея. В нём есть свои минусы. Например, мне не нравится то, что все участники доски могут заходить в мои карточки и делать с ними всё что угодно: удалять вложения, перемещать их в другие списки, оставлять свои комментарии и так далее. В нормальных командах никто не делает что-то назло, но всё равно это неудобно.
А неудобно это потому, что иногда случайно сносишь дедлайн, удаляешь важное вложение или переносишь карточку. Особенно часто переносы случаются, когда листаешь доску в мобильном приложении. Приходится возвращать всё на свои места. Но если кто-то случайно заархивирует мою карточку или переместит её в какой-то список в самом конце, мне придётся потратить лишнее время на то, чтобы её найти и восстановить.
В Trello не очень удобно создавать уровни доступа сотрудников к задачам. Все участники команды видят доски, все участники доски видят карточки, а иногда это просто не нужно. Можно создать множество разных команд, но тогда самому руководителю будет неудобно каждый раз заходить на новую доску, чтобы в конце концов понять, что происходит с проектами.
В целом Trello даже при своих минусах достаточно удобен для управления небольшими проектами и командами. Менеджеры проектов могут легко управлять задачами и сотрудниками, если настроят сервис под свои потребности.