Комплаенс: просто о сложном
Комплаенс (compliance) в переводе с английского означает «соблюдение соответствия». Применительно к бизнесу термин «комплаенс» – это способность действовать в соответствии с регулятивным порядком, набором правил.
Комплаенс – система, обеспечивающая выявление и ликвидацию рисков несоответствия деятельности организаций и граждан нормам законодательства, установленным регулятивным правилам и стандартам, рисков применения юридических санкций или санкций регулирующих органов, существенного финансового убытка или потери репутации в результате несоблюдения норм, касающихся бизнес-деятельности.
Комплаенс – это часть системы управления, организующая контроль управления рисками, возникающими из-за несоблюдения:
Комплаенс в российском законодательстве
Система регулируется перечнем документов государственного уровня.
Федеральные законы:
Отдельные статьи Уголовного, Налогового кодексов РФ, Кодекса об административных правонарушениях.
Подзаконные акты:
Указы Президента РФ:
Акты органов исполнительной власти субъектов РФ:
Локальные нормативные акты:
Функция комплаенс на предприятии
Развитие функции комплаенс в организации складывается из следующих ее этапов:
Если рассматривать эти этапы становления более подробно, можно выделить ряд характерных для каждого из них положений:
Этап
Текущая ситуация
Что сделать, чтобы перейти к следующему этапу
— Комплаенс-функция только начинает свое формирование;
— В компании нет ответственного сотрудника;
— При срабатывании комплаенс-риска компания приостанавливает свою деятельность и всеми силами пытается справиться с угрозой или нивелировать последствия
— Очертить карту рисков;
— Назначить ответственных сотрудников
— Компания начинает осознавать периметр систематически срабатываемых рисков;
— Функция возложена на юридический отдел / службу безопасности и бухгалтерию;
— Цикличные риски минимизированы (но не исключены полностью);
— Импульсивные риски продолжают срабатывать с разной степенью убыточности для компании
— Выделить и обучить ответственного сотрудника (комплаенс-офицера);
— Доработать карту рисков с учетом импульсных и репутационных рисков;
— Запустить процесс формирования этического комплаенса
— Генеральный директор и топ-менеджмент прошли курсы по комплаенсу;
— Появился комплаенс-офицер – специальный сотрудник с четко описанным регламентом работы и целевыми задачами;
— Комплаенс-функция описывается в регламентах работы смежных подразделений и в основных документах компании;
— Периметр рисков включает в себя не только цикличные риски, но и импульсные риски. Компания начинает задумываться над имиджевыми рисками;
— Формируются задатки этического комплаенса
— Автоматизировать функцию комплаенса;
— Использовать системный дью-дилидженс стратегических и тактических решений;
— В комплаенс-функцию заложить механизмы дальнейшего саморазвития
— Комплаенс-подразделение насчитывает 4-6 человек;
— Рутинные комплаенс-процессы автоматизированы;
— Комплаенс-функция принимает участие в стратегических решениях компании;
— Весь периметр рисков подконтрольный и прогнозируемый;
— Комплаенс-функция превентивно предупреждает срабатывание всех направлений рисков;
— Систематически проводится обучение для сотрудников компании, мониторится реализация норм комплаенс;
— В комплаенс-функцию заложены механизмы дальнейшего самостоятельного развития
— Системный, сторонний мониторинг функции комплаенс с целью подтверждения правильности вектора ее развития;
— Функция автоматизирована, играет огромную роль в принятии решений
Trade compliance что это
Trade compliance describes the terms and conditions for all trade between two or more countries, including training, lending, classification, trade risk determination, and duty or tax payments and reviews. In addition, a country may have different trade agreements for every other country it does business with. As a result, the number of potential trade agreements can be equal to every possible pairing of countries and subsequent organizations within a country.
Few topics carry more weight in the supply chain than trade compliance, which means that any person or company engaged in international logistics needs to be well-versed in all aspects of trade compliance.
Why Is Trade Compliance Important?
Trade compliance ensures stability and ethical practices in all trade operations around the globe. Existing trade agreements set strict standards in import and exports, and repercussions for any and all transactions that may conflict with a given trade agreement are clearly defined by the governing institution.
For example, the U.S. regulates what countries may receive U.S. exports and vice versa.
The idea behind regulating exports was originally intended to prevent national security issues from arising, such as the sale of arms to people “intent on harming the U.S.,” reports the Harvard Law School Forum on Corporate Governance and Financial Regulation. In other words, trade compliance could be used to describe all of the processes and regulations that promote the general welfare, safety and vitality of the global economy.
What Are the Repercussions of a Violation?
A violation of trade compliance statutes may have differing penalties, which depend on the following factors:
Assumptions often leave those violating trade compliance statutes unaware of the potential penalties for a violation. However, violations may include both fines and incarceration.
A violation may also result in the denial of export privileges, which can cost a company millions more than the initial assessment of penalties.
Paired with the harm from mainstream media exposure, change in public perception through social media and financial setbacks, a company that engages in a violation of any trade agreement could face the ultimate penalty of losing its customer base and going out of business.
Keep Your Company Out of Hot Water
Learn how to conduct a trade compliance audit. Download our free global compliance audit and arm yourself with critical information.
Creating a Program to Define What Is Trade Compliance in Your Organization
Because of the significant number of trade agreements in place among the U.S., her allies and third-party countries, maintaining trade compliance can seem like a nightmare. Rather than trying to decipher the “dos and don’ts” of trade compliance, companies should follow the due diligence guidelines set forth by the DOC Bureau of Industry and Security (BIS) to develop an effective trade compliance program. These guidelines include the following principles:
Management must establish and commit resources to the use of written export compliance standards and ensure appropriate individuals “designated for the overall responsibility of export compliance.”
What is Trade Compliance: A Final Consideration
Trade compliance represents one of the most intense aspects of engaging in international trade, and failure to maintain it can destroy a company’s reputation and future simultaneously. As a result of increased scrutiny by the BIS to ensure trade compliance of U.S. companies, more companies are turning to expert partners in logistics and the supply chain, such as Flash Global, for assistance. For more information on how Flash Global has helped other companies with trade compliance, download this whitepaper.
Ultimately, the key to achieving sustainable growth and longevity for your company relies on your ability to expand into new markets and access new resources with as little risk as possible. Flash Global can help turn that vision into a reality and may prevent “what is trade compliance” questions from turning into a financial purgatory for your organization.
Что такое комплаенс: от А до Я
Если вы заняты любым бизнесом, ваша компания и сотрудники должны соблюдать комплаенс. Это что? В переводе с английского compliance означает соответствие, соблюдение правил. Иногда встречается написание «комплайнс», но чаще «комплаенс». Это необходимость действий компании в соответствии с приказом, законом, набором правил или норм. Часто контроль за соблюдением всех этих требований обеспечивает специальная служба комплаенс.
Соответствие таким правилам означает, что деятельность организации должна отвечать нормам законодательства, а также любым внутренним или внешним стандартам. Несоблюдение может привести к ущербу как для компании, так и для ее клиентов.
Есть законы, которые касаются бизнеса и призваны защищать его. А также всех, кто с ним взаимодействует: клиентов, партнеров, сотрудников и общественность. Некоторые правила относятся к бизнесу, другие — к потребителям. Существует также комплаенс, который касается и тех, и других. Хороший пример таких нормативных требований как для «юриков», так и для «физиков» — комплаенс по борьбе с финансовым мошенничеством. Поскольку и частные лица, и компании могут использовать дебетовые и кредитные карты.
Комплаенс и безопасность: в чем разница
Важно понимать, что соблюдение каких-либо нормативных требований не всегда обеспечивает безопасность. Поэтому безопасность и комплаенс — это разные вещи, хотя многие их путают.
В чем разница? Безопасность — чёткий набор технических систем, инструментов и процессов. Которые используются для защиты информационных и технологических активов предприятия. Соблюдение комплаенс не входит в этот круг задач. Безопасность может включать, например, физический контроль за теми сотрудниками, которые имеют доступ к корпоративной сети.
Кибербезопасностью, в частности, в России занимается управление К. Что такое отдел К или управление К? Это специальное подразделение МВД РФ, которое занято предотвращением преступлений в сфере ИТ. К комплаенс они имеют косвенное отношение.
Комплаенс фокусируется на данных, которые обрабатываются и хранятся в компании. И на том, какие нормативные требования к ним применяются. Основная цель — управлять рисками, что выходит за рамки безопасности. При этом компании соблюдают политики, правила и законы и покрывают физические, финансовые, юридические и другие виды рисков. Комплаенс обеспечивает соответствие организации минимуму требований, связанных с соблюдением правил. Безопасность из них составляет лишь малую часть.
Классификация комплаенс
По типу соответствия различают 2 типа: нормативно-правовой и корпоративный.
Нормативно-правовой комплаенс соответствует правилам и положениям, установленным государствами и отраслями, где работает компания.
Корпоративный — это гарантия того, что компания действует законно в рамках внешних и внутренних правил, установленных ею самой.
В корпоративном комплаенс также выделяют 2 основных уровня:
Комплаенс внешний и внутренний можно комбинировать. Например, продукция компании может проходить соответствие на требования федеральных законов и на внутренний стандарт. Это может затруднить процесс соблюдения всех нормативных требований.
Хотя организации и могут «саморегулироваться» с помощью отраслевых стандартов, их политика должна всегда соответствовать местным и национальным законам той страны, где они работают.
Кроме того, любой комплаенс можно классифицировать по 2 следующим критериям.
Кто определяет нормы и обеспечивает их соблюдение
Комплаенс могут определять:
Например, Международная организация по стандартизации ISO разрабатывает и публикует международные стандарты — такие, как ISO 9000 для управления качеством. Но он не является обязательным на государственном уровне.
Какие проблемы решаются
Это может быть узкий круг проблем:
Один и тот же комплаенс может обеспечиваться Правительством или отраслью. Например, безопасность пищевых продуктов регулирует Федеральный закон «О качестве и безопасности пищевых продуктов» от 02.01.2000 N 29-ФЗ. А также международный отраслевой стандарт BRCGS по безопасности пищевых продуктов.
Для международных организаций важно знать и соблюдать требования регулирующих органов стран, в которых они работают. Например, то, что является стандартной процедурой по охране здоровья и безопасности в США, может быть запрещено на производственных площадках в Китае.
Преимущества комплаенс
Организация бизнеса, отвечающего всем нормативным требованиям, отнимает много времени и сил. Напрашивается вопрос: какую ценность компании вообще приносит соблюдение комплаенс?
Преимущества надежной программы:
С чего начинается комплаенс
Все компании должны знать текущие протоколы комплаенс для своей отрасли. Постоянный мониторинг ситуации гарантирует, что бизнес и его сотрудники всегда будут в курсе изменений законодательства.
Кроме того, способность быстро сообщать персоналу об изменениях в правилах, касающихся здоровья и безопасности, — практически обязательное условие после COVID-19.
Вот основные области комплаенс для любого бизнеса:
Что такое комплаенс-контроль
Пренебрежение законами, нормативными актами и стандартами приводит к высоким потенциальным рискам для бизнеса. Поэтому важно контролировать их соблюдение, это и есть комплаенс-контроль.
Что такое комплаенс-контроль на предприятии? Это процесс, с помощью которого менеджеры компании планируют, организуют, контролируют и руководят деятельностью, обеспечивающей соблюдение законов и стандартов.
Эти действия могут включать:
Почему комплаенс-контроль важен для бизнеса
Комплаенс по действующему законодательству является обязательным. Если вы заключили официальные договора с клиентами, положения этих документов также становятся юридическими требованиями и корпоративными нормами.
Не соблюдая букву закона, вы столкнетесь с дорогостоящими судебными разбирательствами и можете нанести репутационный ущерб своему бизнесу.
Также важно и соблюдение других стандартов и правил. Они могут быть не только внешними, но и внутренними. Хорошим примером могут служить стандартные рабочие процедуры и политики.
Некоторые рассматривают соблюдение внутренних правил бизнеса как часть комплаенс, другие — нет. Однако, если вы только начинаете, советуем включать все возможные стандарты — корпоративные, нормы законодательства и отраслевые.
Как Walmart попала в такую ситуацию? Суд установил, что компания ввела внутренние нормы финансового комплаенс. Сотрудники знали о требованиях, но не выполняли их и не обеспечивали их соблюдение.
Два подхода к комплаенс-контролю
В любом контексте все начинается с проверки контрольных показателей на соответствие нормам. Это могут быть нормы законодательства, отраслевые стандарты и правила, которых должна придерживаться компания. В любом случае организации должны планировать, внедрять и обеспечивать соблюдение нормативных требований. Есть 2 способа сделать это. И тот, который вам нужен, зависит от типа контроля.
1. Строгое соблюдение законов и норм
Вкратце этот подход можно описать так: все знают законы и строго соблюдают их. Это достаточно жесткая и непоколебимая позиция.
Бывают случаи, когда это оправдано и идти на компромисс не стоит. Например, если сотрудник на рабочем месте ставит под угрозу здоровье и безопасность — свои или других людей. Часто такое возникает, когда не соблюдаются правила при работе со сложным оборудованием. Например, рабочий пилит деталь, не надев перчатки или не защитив рабочее место — и отлетающий мусор может кого-нибудь поранить. Наказание должно последовать незамедлительно. Все остальные сотрудники, у которых может возникнуть соблазн делать то же самое, должны знать: вы серьезно относитесь к соблюдению норм. То же относится и к законодательству. Законы не подлежат расширенному толкованию. Но их важно соблюдать, чтобы бизнес не закрыли.
Однако, когда есть возможность вольной интерпретации «буквы закона», все не так однозначно. Например, если рассматривать соблюдение каких-то норм, прописанных нечетко, жесткий подход может не сработать. Вот 2 примера.
Стандарт по производству продукции может предусматривать:
Один стандарт понятен. Другой весьма неоднозначен. Какая длина — правильная?
Вот еще один пример:
В первом из этих двух случаев сотрудник точно знает, когда он может отключить электропитание. Во втором никакой ясности нет. Что значит «основной процесс»? Можете ли вы винить сотрудника, когда он ошибочно решит, что процесс — не основной? В конце концов, он — специалист по техническому обслуживанию, а не топ-менеджер.
Вывод — всегда внимательно проверяйте тексты стандартов и убедитесь, что они обеспечивают абсолютную ясность.
2. Гибкий подход к существующим стандартам
Хотя законы не подлежат обсуждению, некоторые стандарты могут быть смягчены. Например, несколько применяемых норм могут противоречить друг другу. И тогда становится непонятно, какая из них — правильная. Выхода тут два. Остановить все процессы до тех пор, пока ответственное лицо не примет окончательное решение. Или разрешить некоторым сотрудникам снизить соответствие одному из стандартов, чтобы работа могла продолжаться.
Вот простой пример, который обязательно приведет к изменению нормативных требований.
У компании «А» есть договор с компанией «Б». Следующий логистический стандарт является частью юридического соглашения:
«Все заказы в компании «А» будут доставлены на адрес, указанный компанией «Б», в течение 24 часов».
Вроде бы противоречий нет, все понятно. Но предположим, что компании «А» делают заказ, который нужно доставить в офис компании «Б», доставка до которого займет больше суток. Следует ли менеджеру по продажам отклонить такой заказ? Потому что выполнить такую поставку в соответствии с утвержденным стандартом невозможно.
Скорее всего, менеджер «А» примет заказ после того, как проинформирует сотрудника «Б» о проблеме логистики. И получит подтверждение, что в данном случае от стандарта можно отступить. Тогда менеджер действует в интересах своей компании и в интересах клиента.
В этом примере важно понимать, что у представителя компании «Б» нужно получить письменное разрешение на отклонение от стандарта. Иначе договоренность на словах будет трудно доказать.
Когда вступают в силу противоречивые нормы, важно определить, какие решения могут принимать ваши сотрудники. Определите, кто уполномочен делать это, при каких обстоятельствах и каким образом. И убедитесь, что в договоре предусмотрены необходимые изменения.
Как начать работу с комплаенс-контролем
Соблюдение норм и правил важно для любого бизнеса. Вот 10 шагов, которые нужно пройти, чтобы внедрить комплаенс.
Инструменты комплаенс-контроля
Ведение комплаенс-контроля может показаться большой дополнительной работой. Это, безусловно, потребует постоянства и некоторых усилий. Но есть инструменты, которые можно использовать, чтобы облегчить свою работу.
Благодаря современным технологиям не обязательно создавать тонны бумажной документации. Достаточно выбрать программное обеспечение, которое поможет гарантировать: ваша компания соблюдает все необходимые нормативы, какими бы они ни были. Самые популярные решения — это, например, ESPEAR, file.one, Searchinform, Intelligent Compliance Manager, Zecurion и другие.
Какие бы методы и инструменты вы ни выбрали, помните об основах:
Безусловно, комплаенс-контроль бывает довольно дорогим и сложным для реализации. Это зависит от размера организации и области ее деятельности. Однако без этого процветание вашего бизнеса может оказаться под угрозой.
Комплаенс и проверки
Комплаенс необходим, чтобы компании соблюдали стандарты, продолжали вести бизнес и обслуживать клиентов. Он устанавливает минимальные требования для различных предприятий. Какие аспекты деятельности компании будут попадать под проверки?
В зависимости от типа бизнеса, внутренние и внешние правила и нормы определяют, что вы можете и чего не можете делать. А также то, что нужно знать при управлении повседневными операциями, чтобы избежать комплаенс-риска.
Что такое комплаенс-риск
Комплаенс-риск — это негативные последствия для бизнеса —от финансовых до репутационных потерь. К которым приводит несоблюдение существующих норм. И незнание их не является оправданием.
Комплаенс-риск включает в себя юридические и финансовые санкции за невыполнение требований законодательства, внутренних и внешних нормативных актов. Чтобы соответствовать требованиям, «правила игры» должны быть четко определены. Необходимо учитывать следующее:
Риски различаются в зависимости от отрасли и типа бизнеса. Поэтому практически невозможно просчитать все виды, с которыми вы можете столкнуться. Простыми словами, все комплаенс-риски — это негативные последствия, которые можно свести к нулю, если применять 2 простых правила:
Как классифицировать комплаенс-риск
Если компания не соблюдает нормативные требования, она подвергается комплаенс-рискам. Чтобы лучше понять и управлять ими, рекомендуется классифицировать их по типу воздействия:
Комплаенс-риск: типы
Наиболее распространенные типы комплаенс-рисков — это факторы, которые влияют на большинство предприятий, в том числе:
Как снизить уровень комплаенс-риска
Мало выявить типы рисков — нужно оценить их уровень и провести работу над ошибками. То есть максимально снизить их. Вот несколько советов, как это сделать.
Сбор информации внутри компании из всех источников
Используйте все данные, чтобы лучше понять риски, с которыми сталкивается как отдельный сотрудник, так и целый отдел. Регулярно собирайте информацию и проводите оценку масштаба озвученного риска. С точки зрения вероятности наступления такого события, а также величины его последствий. Например, вовремя замеченное пренебрежение проверкой аккаунтов сэкономило бы компании Walmart огромные деньги.
Автоматизация процессов
Используйте специальные инструменты анализа данных и программное обеспечение, которое облегчит управление рисками. Их функции могут быть разными — начиная с обеспечения точности данных до выявления подозрительных действий. Программы также могут использоваться, чтобы избежать рисков непредоставления нужной информации вовремя. Например, некоторые бухгалтерские платформы автоматически формируют и рассылают нужные отчеты в налоговую в назначенный период. Чтобы избежать негативного влияния человеческого фактора.
Делегирование полномочий и определение обязанностей
Убедитесь, что каждый сотрудник понимает свою роль и обязанности в защите компании от комплаенс-рисков. Это должно быть подтверждено не только в устной, но и в письменной форме. Например, прописано в трудовом договоре или во внутреннем стандарте компании.
Постоянный мониторинг и внесение изменений
Если процесс описан, но почему-то не работает, обязательно проведите ревизию всех внутренних стандартов. Возможно, какой-то из них тормозит всю работу. Например, норма по обработке персональных данных слишком сложная и задействует несколько человек в разных отделах. Тогда стоит пересмотреть «исходник», назначить единое ответственное лицо и упростить процедуру в целом.
Как управлять комплаенс-рисками
Некоторые компании предпочитают ничем не управлять. Они считают штрафы частью затрат на ведение бизнеса. Другие пользуются серыми схемами, чтобы исключить риск пострадать от нарушения норм. И то, и другое не выдерживает никакой критики, если бизнес собирается долго работать на рынке.
Вот 3 варианта того, как можно упростить управление комплаенс-рисками:
Независимо от подхода, который вы выберете, управление комплаенс-рисками необходимо для правильного ведения любого бизнеса — большого или малого. Комплаенс-риск не зависит от типа или размера компании. Он требует наличия необходимых процессов для защиты как клиентов, так и самих предприятий. Невыполнение этого простого правила может привести к нежелательным и потенциально негативным последствиям. И наоборот — грамотное управление комплаенс-рисками поможет снизить общую нагрузку на бизнес. И придать ему стабильность в постоянно меняющемся мире. Обычно ведение комплаенс в организации обеспечивают специальные сотрудники — комплаенс-менеджеры.
Комплаенс-менеджер: функционал
Комплаенс-менеджер должен иметь четко определенный функционал по обязанностям, задачам и ответственности.
Обязанности
Комплаенс-менеджер, ответственный за соблюдение нормативных требований, обязан работать с руководством и персоналом для выявления возможных комплаенс-рисков. В его функционал также входит разработка и управление комплаенс-систем внутреннего и внешнего контроля. При выявлении текущих или новых комплаенс-рисков его задача — грамотно оценить их и управлять ими.
Задачи
Все задачи такого сотрудника входят в комплаенс-менеджмент. Это включает в себя следующие позиции:
Ответственность
Общая ответственность специалиста по комплаенс заключается в организации внутренней комплаенс-службы. Это функция эффективной поддержки бизнеса по всем нормативным документам. Служба комплаенс отслеживает соответствие документооборота требованиям отрасли, действующему законодательству и внутренним стандартам компании.
Словарь и термины комплаенс: всё, что нужно знать
С понятием комплаенс тесно связаны такие термины, как:
Чтобы вы могли свободно ориентироваться в этой сфере, мы расшифруем их все.
Регулирование
Термин «регулирование» относится к набору обязательных правил, изданных частным или государственным органом. Он должен обладать необходимыми полномочиями: надзор за соблюдением установленных норм и применение санкций за нарушения.
Хотя единого мнения не существует, основные цели регулирования заключаются в следующем:
Характеристики эффективного регулирования:
К регулируемым отраслям в большинстве стран относятся финансы, противопожарная безопасность, рекламная деятельность.
Первичное законодательство
Первичное законодательство относится к законам, стандартам или постановлениям, принятым законодательными органами определенной юрисдикции. К примеру, Федеральный закон «О защите прав потребителей» N 2-ФЗ — первичный законодательный акт. Он обязателен для выполнения всеми предприятиями, которые работают с потребителями на территории России, — например, салонами красоты.
Вторичное законодательство
Законодательный орган во многих юрисдикциях имеет право делегировать или подчинять законотворческие полномочия другим органам. Которые затем могут принимать свои подзаконные акты, часто называемые «вторичными» законами. Подзаконные акты обычно разрабатываются регулирующим органом, который уполномочен делать это в соответствии с основным законом. К примеру, территориальный Роспотребнадзор может регулировать требования для предприятий бытовых услуг, в том числе, салонов красоты, расположенных в Москве. И это будет дополнительный список требований для столичного бизнеса, которым необходимо соответствовать.
Что такое нормативные стандарты или правила
Стандарты обычно устанавливают общие принципы, согласно которым регулируемый бизнес должен вести свою деятельность. Правила эти подробны и касаются каждой регулируемой деятельности и функции. Для нашего примера с салоном красоты таким стандартом является, например, Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 51142-2019 «Услуги бытовые. Услуги парикмахерских и салонов красоты. Общие технические условия».
Нормативные инструкции
Иногда регулирующий орган выпускает подробные инструкции для компаний о том, как именно должно проходить фактическое выполнение ими своих юридических и нормативных обязательств. Борьба с отмыванием денег и финансированием терроризма, например, — одна из областей, для которой большинство регулирующих органов во всем мире выпустили собственные инструкции.
Какие функции обычно выполняют надзорные и регулирующие органы
В общих чертах регулирующие органы выполняют следующие функции:
Существует 2 метода, с помощью которых контролируется соблюдение нормативных правил: надзор на месте и общий надзор.
Правоприменение
Это необходимая часть процесса надзора в том смысле, что регулирующий орган должен обеспечивать соблюдение этих правил. Правоприменение — это как расследование, сбор и обмен информацией, так и наложение штрафов.
Правоприменение обычно влечет за собой следующие процессы:
Общие правоприменительные полномочия любого регулирующего органа включают:
Сертификат соответствия
При организации бизнеса в соответствии с нормативными требованиями многие компании получают сертификаты соответствия от определенного регулирующего или отраслевого органа. Сертификация демонстрирует соблюдение компанией руководящих принципов, установленных действующими стандартами отрасли.
Например, помимо соответствия ГОСТам, компания-производитель пищевых продуктов может получить стандартный сертификат соответствия для систем менеджмента безопасности пищевых продуктов SGS. Это сертификация «гарантирует целостность процесса производства пищевых продуктов, а также соблюдение правил безопасности пищевых продуктов».
Кроме того, компании могут получать сертификаты по другим международным отраслевым стандартам, таким как:
ТОП-6 советов по внедрению комплаенс в любой компании
Вот 6 шагов, которые помогут запустить программу.
1. Начните с исследования
Первым шагом является полное понимание юридических и отраслевых регулирующих норм, которым должна следовать компания. Имейте в виду, что надзорные органы могут меняться в зависимости от отрасли и страны, в которых вы работаете.
2. Обеспечьте контроль и установите цели
Определите, кто будет ответственным за составление комплаенс и контроль его соблюдения. Как правило, крупные компании назначают директора по комплаенс, который возглавляет соответствующий отдел в организации. Дополнительно усилия этого департамента обычно поддерживаются другими сотрудниками из разных отделов для полного соблюдения нормативных требований.
После того, как нужная команда сформирована, установите цели для корпоративной программы комплаенс. И приступайте к созданию внутренних документов на ее онсове. Это могут быть различные политики, схемы процедур и кодекс поведения, если они еще не приняты. Но учтите: документы, возможно, потребуется обновить после завершения полной оценки комплаенс-рисков.
3. Оцените комплаенс-риск
При запуске программы с нуля проведите оценку комплаенс-рисков в своей организации и на производственных площадках, чтобы узнать, где находятся слабые места.
4. Устраните слабые места
После оценки рисков примите соответствующие меры по устранению любых уязвимых областей, которые могут помешать компании соблюдать требования соответствующих надзорных органов. Иногда это может быть быстрое исправление или же полная переработка процесса.
5. Проведите обучение сотрудников
Сотрудники являются важным фактором в обеспечении соблюдения комплаенс. Поэтому важно обучить их соблюдению нормативных требований и подчеркнуть важность этих мероприятий в корпоративной культуре.
Совет: предлагайте сотрудникам ежегодно проходить тренинги по комплаенс. Правила могут часто меняться. Регулярное обучение помогает сотрудникам идти в ногу с текущими стандартами, чтобы они всегда делали все правильно.
При обучении сотрудников предоставьте всю необходимую документацию. Чтобы у персонала всегда был «референс», к которому они смогут обратиться, если столкнутся с необходимостью решить сложную задачу. Стоит хранить такую документацию в общем доступе, чтобы сотрудники всегда могли найти ее, где бы они ни находились.
6. Сделайте комплаенс постоянным
Этот последний шаг, пожалуй, самый важный. Создание успешного комплаенс — это постоянное стремление соответствовать требованиям регулирующих органов и руководящим принципам компании.
Эти усилия должны включать:
Резюме
За считанные месяцы пандемия затронула многие компании по всему земному шару. Мировые рынки пытаются справиться с долговременным воздействием последствий COVID-19. Соблюдение постоянно меняющихся правил и норм будет иметь ключевое значение для их восстановления. А, значит, введение комплаенс практически в любой компании увеличит защиту бизнеса. Соответствие всем требованиям также защитит сотрудников, клиентов, профессиональные сообщества и другие заинтересованные стороны. Это позволит компании работать безопасно и предсказуемо.
Это весь комплекс проверок по соблюдению требований комплаенс, который оказывают бизнесу сторонние организации. Можно привлечь компанию, которая оказывает комплаенс-услуги. Чтобы всесторонне изучить, как у вас соблюдаются нормы, правила и стандарты. И получить список выявленных нарушений, чтобы вы могли их устранить.