Должностная инструкция кадровика в 2021 году
Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.
Роль кадровой службы в компании
Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:
Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.
Актуальные требования к должностной инструкции
При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:
1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.
2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.
3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.
Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.
4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.
Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.
Должностные обязанности кадровика
В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:
Например, кадровик обязан:
1) осуществлять поиск и подбор работников;
2) оформлять прием нового персонала;
3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;
4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:
Права сотрудника кадровой службы
В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.
Специалист по кадрам вправе:
1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;
2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;
3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;
4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;
5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;
6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.
Ответственность специалиста по кадрам
В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.
Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.
2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.
3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.
5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;
6. Разглашение персональных данных работников.
7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.
К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.
Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Должностная инструкция специалиста по кадрам
Должностные обязанности кадровика организации определяются перечнем решаемых перед ним задач:
Конкретный список трудовых функций зависит от численности и структуры подразделения.
Что такое должностная инструкция
Это локальный нормативный акт, который не является обязательным элементом кадрового документооборота, кроме случаев, регулируемых отраслевыми НПА, когда его разработка требуется.
| Врачи | Охранники | Персонал и экипажи судов на атомных реакторах |
|---|---|---|
| подп. 1 п. 2 ст. 73 №323-ФЗ от 21.11.2011 | Приказ МВД РФ от 22.08.2011 №960 | п. 33 правил, утвержденных Приказом Ростехнадзора от 01.04.2019 №126 |
Цель использования должностной инструкции специалиста:
Приблизительная структура локального документа, который определяет что должен знать специалист по кадрам и уметь применять на практике.
Определяя, что входит в обязанности специалиста отдела кадров, работодателям рекомендовано использовать профессиональные стандарты (абз. 2 ст. 195.3 ТК):
Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты от 06.10.2015 №691н, и на его основе работодатель:
Например, должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам содержит более высокие требования по уровню профессиональной подготовки — потребуется высшее образование, иногда повышение квалификации по направлению деятельности.
Образец должностной инструкции
Настоящая должностная инструкция определяет должностные права и обязанности работника, создана во исполнение условий трудового договора и не противоречит действующему законодательству, внутренним (локальным) распорядительным актам работодателя.
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора ООО «Фирма».
1.2. Ведущий специалист по кадрам и ведению воинского учета (далее ВУ) относится к категории специалистов.
1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Специалист по кадрам и ведению ВУ назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по представлению аттестационной комиссии.
1.5. В своей работе специалист по кадрам и ведению ВУ руководствуется:
1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.
1.5.2. Положением об отделе кадров.
1.5.3. Регламентом работы (инструкцией по направлению деятельности) военно-учетной группы.
1.6. Специалист по кадрам и ведению ВУ должен знать:
1.6.1. Нормативные правовые акты, постановления, указы и решения органов власти (управления), регламентирующие организацию кадровой и военно-учетной работы.
1.6.2. Цели и функции отдела.
1.6.4. План работы на год (полугодие, квартал, месяц).
1.6.5. Локальные нормативные акты по вопросам кадровой работы и ВУ.
1.6.6. Порядок обращения с военно-учетной документацией.
1.6.7. Правила обращения с персональными данными.
1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в работе группы (отдела).
1.6.9. Правила и нормы охраны труда.
1.7. Специалист по кадрам и ведению ВУ имеет умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе (указать конкретно наиболее важные).
1.8. Специалист по кадрам и ведению ВУ подчиняется начальнику группы.
1.9. На время отсутствия специалиста по кадрам и ведению ВУ его замещает ведущий специалист по кадрам.
2.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ обязан:
2.1.1. Выполнять работу по ведению военно-учетной документации на сотрудников, подлежащих ВУ, неся ответственность за своевременность, полноту и качество ее выполнения.
2.1.2. Участвовать в проверках у граждан, принимаемых на работу.
2.1.2.1. Наличия отметок в паспортах граждан Российской Федерации об их отношении к ВУ.
2.1.2.2. Наличия и подлинности документов ВУ.
2.1.2.3. Наличия и подлинности имеющихся в документах ВУ записей, отметок о постановке на ВУ по месту жительства или месту пребывания.
2.1.2.4. Наличия мобилизационных предписаний и жетонов с личным номером ВС РФ у граждан из числа военнообязанных, если в их военных билетах имеется отметка о вручении мобилизационного предписания (жетона с личным номером ВС РФ).
2.1.2.5. Соответствия данных документов ВУ паспортным данным гражданина, наличие фотографии и ее соответствие владельцу, а во временных удостоверениях, выданных взамен военных билетов, кроме того, срока действия временного удостоверения.
2.1.3. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять предписания гражданам, принимаемым на работу, для направления в военный комиссариат, в котором они состоят на ВУ.
2.1.4. Выполнять регистрацию и первичное оформление на вновь принятых работников личных карточек, ежедневно до 16 часов проверять их наличие и правильность расстановки в составе специальной картотеки.
2.1.5. Принимать от сотрудников, состоящих на ВУ, личные листки по учету кадров и дополнения к ним, письменные заявления об изменении в сведениях о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания, проводить их предварительное рассмотрение (проверку), после чего передавать ведущему специалисту по кадрам.
2.1.6. В соответствии с графиком контрольных мероприятий осуществлять контроль за исполнением работниками обязанностей по ВУ, докладывать результаты контроля ведущему специалисту по кадрам.
2.1.7. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять сведения, списки и иные необходимые документы об отсутствии в паспортах работников отметок об их отношении к воинской обязанности, о постановке на ВУ, неоговоренных исправлениях, неточностях и подделках, неполном количестве листов, о случаях неисполнения работниками обязанностей в области ВУ, мобилизационной подготовки и мобилизации, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.
2.1.8. Еженедельно (по средам) оформлять сведения о принятых (уволенных) работниках, подлежащих ВУ, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.
2.1.9. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять уведомления работников о необходимости личной явки в соответствующие военные комиссариаты для постановки на ВУ, уточнения сведений в документах ВУ, исполнение иных обязанностей в области ВУ, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления почтой соответствующим работникам.
2.1.10. Еженедельно (по четвергам) оформлять проекты ответов на поступившие в организацию запросы о работниках, состоящих на ВУ, о не состоящих, но обязанных состоять на ВУ работниках, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.
2.1.11. Ежегодно к 5 сентября и 20 октября оформлять проекты списков работников (учащихся) мужского пола 15- и 16-летнего возраста, подлежащих первоначальной постановке на ВУ в следующем году, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.
2.1.12. Ежегодно к 15 октября оформлять проект акта сверки сведений о ВУ, содержащихся в личных карточках работников, со сведениями, содержащимися в их документах ВУ, представлять его на подпись начальнику военно-учетной группы.
2.1.13. По указанию ведущего специалиста по кадрам участвовать в сверке сведений о ВУ, содержащихся в личных карточках работников, со сведениями, содержащимися в документах ВУ соответствующих военных комиссариатов.
2.1.14. Информировать под подпись в соответствующем журнале работников о поступивших в организацию вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов не позднее дня, следующего за днем поступления на работу.
2.1.15. Поддерживать взаимодействие с коллегами по отделу в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.
2.1.16. Постоянно повышать профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.
2.1.17. Самостоятельно, в пределах предоставленных полномочий и во взаимодействии с другими работниками военно-учетной группы решать вопросы военно-учетной работы.
2.1.18. Консультировать начальника военно-учетной группы по насущным вопросам военно-учетной работы.
2.1.19. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное предоставление начальнику военно-учетной группы справочных и отчетных материалов по вопросам военно-учетной работы.
3.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ имеет право:
3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам военно-учетной работы — в пределах предоставленной компетенции.
3.1.2. Подписывать проекты подготовленных им лично документов.
3.1.3. Обращаться к начальнику военно-учетной группы с предложениями, направленными на совершенствование работы.
3.1.4. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, вопросы работы группы.
3.1.5. Получать в установленном порядке от работников информацию, в том числе документированную.
3.1.6. Обеспечивать в установленном порядке предоставление заинтересованным лицам (органам) информации.
4. Взаимоотношения по должности
4.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ осуществляет организационно-информационное взаимодействие:
4.1.1. С персоналом группы — по вопросам текущей работы группы.
4.1.2. С персоналом отдела кадров — по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с положением об отделе кадров.
4.1.3. С начальниками структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения военно-учетной работы в соответствующих подразделениях.
4.1.4. С должностными лицами (подразделениями) военных комиссариатов — по вопросам постановки работников на ВУ.
5. Заключительные положения
5.1. Данная должностная инструкция определяет основные трудовые функции работника, которые дополнены, расширены или конкретизированы дополнительными соглашениями между сторонами.
5.2. Должностная инструкция не должна противоречить трудовому соглашению заключенного между работником и работодателем. В случае противоречия, приоритет имеет трудовое соглашение.
5.3. Должностная инструкция изготавливается в двух идентичных экземплярах и утверждается руководителем предприятия.
5.4. Дополнительно такая инструкция согласовывается с непосредственным руководителем работника.
5.5. Каждый экземпляр данного документа подписывается всеми заинтересованными лицами и подлежит доведению до работника под подпись.
5.6. Один из полностью заполненных экземпляров подлежит обязательной передачи работнику для использования в трудовой деятельности.
С Должностной инструкцией ознакомился ____________________________________.
«___» ________________ 20 __ года.
Экземпляр данной должностной инструкции получил __________________________.
«___» ________________ 20 __ года.
Бюджетные, муниципальные и государственные учреждения при разработке проекта должностной инструкции включают в него требования к образованию и объему знаний сотрудника, по должности специалиста по кадрам в школе, описывая их на основе профессионального стандарта. Так выглядит образец инструкции с должностными обязанностями специалиста по кадрам в школе, подготовленный на основе профстандарта.
Функции кадровой службы распределяются между штатными работниками и формируют должностные обязанности отдельного специалиста.
В нашем примере работа кадровиком подразумевает следующие трудовые функции и обязанности, которые прописаны в двух разделах должностной инструкции.
Хранение и изменение инструкции
В случае, если актуальные требования и функционал в должностной инструкции кадровика закреплены в отдельном локальном нормативном акте, на него дается ссылка в трудовом договоре. При внесении изменений в ДИ (ст. 61 ТК, письмо Роструда от 31.10.2007 №4412-6):
В соответствии с п. 443 перечня, введенного приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236, должностная инструкция специалиста по кадрам по профстандарту и подготовленная без его учета, хранится в организации:
Как стать специалистом по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству – это должность в сфере управления персоналом, которая предполагает работу, в первую очередь, с документами, а не с людьми. В обязанности такого специалиста входит документационное обеспечение работы с персоналом: документооборот, передача данных по персоналу в государственные структуры.
Документация по персоналу имеет разнообразный характер и сопровождает сотрудника на всех этапах его карьеры от трудоустройства до увольнения. Специалист по кадровому делопроизводству занимается документацией распорядительной, плановой, организационной, документацией по социальному обеспечению. Он выполняет учет, хранение, перемещение документов между отделами организации.
В профстандарте № 559 «Специалист по управлению персоналом» (утвержден Приказом Минтруда РФ от 06 октября 2015 г. N 691н) указано, что обязательным условием для работы в должности специалиста по кадровому делопроизводству является профильное образование. Других специфических требований для этой должности нет. Однако работодатели могут предъявлять более высокие требования, например, к наличию опыта работы по специальности или уровню образования.
В должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству входит следующее:
1. Обработка и анализ, разработка, подготовка проектов и оформление, регистрация, учет, хранение, передача в архив документации по персоналу.
2. Осуществление оборота кадровых документов внутри организации.
3. Сбор и проверка личных документов сотрудников, выдача документов о трудовой деятельности, подготовка выписок, справок, копий по требованию сотрудников, учет рабочего времени.
4. Организация документооборота между организацией и государственными структурами, постановка на учет в государственных органах, предоставление выписок, оригиналов и копий документов по запросу, подготовка уведомлений, отчетов, статистики.
5. Организация хранения персональных данных сотрудников в соответствии с законом.
Для выполнения всех перечисленных функций специалист по кадровому делопроизводству должен обладать определенными компетенциями.
Ему необходимо уметь разрабатывать и оформлять документы, должностные инструкции, обеспечивать их хранение, пользоваться специфическими информационными системами, базами данных.
Для успешной работы кадровому делопроизводителю нужно уметь выявлять и исправлять ошибки в документации, осуществлять контроль присутствия сотрудников на рабочих местах, собирать и анализировать информацию, консультировать сотрудников по вопросам рынка труда, соблюдать нормы деловой этики.
Специалист по кадровому делопроизводству должен обладать знаниями в области трудового и архивного законодательства РФ.
Также должен знать:
положения законов о персональных данных
нормативные правовые акты, регулирующие взаимодействие организации с государственными ведомствами
порядок оформления, ведения и хранения документов
положения о структуре организации
Еще обязательно потребуются базовые знания в области информатики, построения и работы информационных систем.
На современном рынке образования широко представлены возможности обучения по специальностям кадровое делопроизводство и управление персоналом.
Чтобы ответить на вопрос в чем различие образовательных программ следует обратиться к особенностям двух этих профессиональных направлений.
Кадровое делопроизводство – это узкая специализация. Кадровик работает, прежде всего, с документами и выполняет ограниченный набор функций.
Управление персоналом значительно шире. Менеджер по управлению персоналом работает в основном с людьми, выполняет много разнообразных обязанностей: подбор персонала, обучение, оценка и аттестация, реализация социальной поддержки и другие. Среди прочего в его обязанности может входить и кадровое делопроизводство.
При выборе специальности для обучения необходимо отталкиваться от собственных потребностей и планов. Если есть намерение или необходимость работать именно специалистом кадрового делопроизводства, то образование по данному, более узкому, профилю может эффективнее помочь в работе, чем более разнообразное по содержанию управление персоналом.
Если же есть расчет на карьеру в сфере управления персоналом или перевод на смежные с кадровиком должности, образование специалиста по управлению персоналом будет более уместным.
Обучиться специальности кадровое делопроизводство можно разными способами. Среднее специальное образование по данному профилю можно получить во многих колледжах. Обучение возможно на базе 9 и 11 классов. Зачисление на бюджетной основе чаще всего происходит без экзаменов, с учетом среднего балла аттестата. В вузах кадровое делопроизводство не представлено как самостоятельная специальность. В высшем образовании изучение кадрового делопроизводства включено в программы бакалавриата по специальности управление персоналом. Вступительными экзаменами на данное направление являются математика, русский язык и обществознание. Зачисление на платное отделение происходит без экзаменов.
Для тех, кто уже имеет среднее специальное или высшее образование существуют программы переподготовки, которые позволяют в короткие сроки изучить кадровое делопроизводство и получить документ об образовании. Важно внимательно подойти к выбору программы и учреждения ДПО для обучения. В первую очередь стоит обратить внимание на наличие государственной образовательной лицензии и разработана ли предлагаемая программа в соответствии с принятым профстандартом по этой специальности.
Технологии дистанционного обучения набирают все большую популярность и часто применяются в реализации образовательных программ профессиональной переподготовки и повышения квалификации.
Преимуществами дистанционного обучения являются возможность получить образование без отрыва от работы, возможность индивидуально подбирать удобный график обучения. Выбирая, как обучиться кадровому делопроизводству (очно, заочно, дистанционно), важно помнить, что для получения качественного образования, которое поможет получить знания и навыки действительно ценные в работе, необходимо тщательно подбирать образовательное учреждение. АБиУС предоставляет образовательные услуги на протяжении 20 лет и зарекомендовала себя как эффективное образовательное учреждение.
Программа дополнительного профессионального образования кадровое делопроизводство составлена с учетом требований профстандарта. Для успешного освоения программы Академия предоставляет доступ к обширной библиотеке и удобному пользовательскому интерфейсу личного кабинета СДО.
Разработчики программы – высококвалифицированные специалисты с большим опытом работы. Каждый слушатель получает индивидуальное сопровождение, на все вопросы в процессе обучения отвечает прикрепленный методист. Зачисление происходит при наличии среднего специального или высшего образования любого профиля, без экзаменов.
По завершении обучения выдается диплом о профессиональной переподготовке установленного образца с присвоением квалификации. Документ об образовании обязательно вносится в государственную базу ФИС ФРДО, высылается бесплатно в любой регион и город России.