База нтд что это
ФОРМИРОВАНИЕ И ВЕДЕНИЕ ФОНДОВ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Дата введения 2011-01-01
1 РАЗРАБОТАН Государственным учреждением «Научно-производственное объединение «Тайфун» (ГУ «НПО «Тайфун») Росгидромета
2 РАЗРАБОТЧИКИ Л.С.Сараева, И.М.Сафронова
3 СОГЛАСОВАН с управлениями центрального аппарата Росгидромета: УГМАВ, УГМК, УНМР, УМЗА, ОПУ
4 УТВЕРЖДЁН Руководителем Росгидромета 28.06.2010
ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом Росгидромета от 30.06.2010 N 213
5 ЗАРЕГИСТРИРОВАН ЦМТР ГУ «НПО «Тайфун» за номером РД 52.18.733-2010 от 01.07.2010
1 Область применения
— учета, расстановки и хранения документов;
— внесения изменений, дополнений, поправок и изъятия отменных (замененных) документов;
— справочно-информационного обслуживания пользователей и предоставления им услуг;
2 Нормативные ссылки
В настоящем руководящем документе использованы ссылки на следующие нормативные документы:
ГОСТ Р 1.15-2009 Стандартизация в Российской Федерации. Службы стандартизации в организациях. Порядок создания и функционирования
Р 50.1.057-2006 Рекомендации по стандартизации. Комплектование, хранение, ведение и учет документов Федерального информационного фонда технических регламентов и стандартов и порядок предоставления пользователям информационной продукции и услуг. Основные положения
РД 52.14.5-98* Перечень нормативных документов
3 Термины и определения
В настоящем руководящем документе применены следующие термины с соответствующими определениями:
нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.
[ГОСТ 1.1-2002, статья 4.1]
формирование фонда: Совокупность процессов комплектования, организации фонда, исключения документов, а также управления фондами.
[ГОСТ 7.76-96, статья 2.9]
комплектование фонда: Совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам фонда.
[С учетом ГОСТ 7.76-96, статья 2.12]
организация фонда: Совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов.
[ГОСТ 7.76-96, статья 2.10]
управление фондом: Регулирование состава, объема и структуры фонда в соответствии с задачами фонда и потребностями абонентов.
[С учетом ГОСТ 7.76-96, статья 2.11]
учет фонда: Комплекс операций, обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе и движении фонда и являющихся составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности.
[С учетом ГОСТ 7.76-96, статья 2.41]
3.7 ведение фонда: Процесс поддержания фонда в актуализированном состоянии путем его пополнения новыми документами, внесения изменений и поправок в действующие документы, а также изъятия отменных, замененных и утративших силу документов.
услуга: Конкретный результат обслуживания, удовлетворяющий определенную потребность пользователя фонда (выдачу и абонирование документов, предоставление информации о новых поступлениях, справки, выставки, консультации и т.д.)
[С учетом ГОСТ 7.0-99, статья 3.2.2.13]
3.9 подлинник нормативного документа: Первый или единичный экземпляр нормативного документа.
архивный документ: Нормативный документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.
[С учетом ГОСТ Р 51141-98, статья 80]
4 Общие положения
4.1 Фонд представляет собой организационно упорядоченную совокупность нормативных документов и справочно-поискового аппарата (указатели, нумерационный, предметный и алфавитный каталоги, карточки учета) [1].
4.2 Состав фонда каждая организация определяет в зависимости от выполняемых функций по закрепленному за ней направлению деятельности в соответствии с уставом. В общем случае фонд организации может содержать:
— международные (региональные) стандарты (ИСО, МЭК, ИСО/МЭК, ЕН);
— национальные стандарты иностранных государств;
— межгосударственные стандарты (ГОСТ), введенные в действие на территории Российской Федерации;
— правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации (ПМГ, РМГ);
— нормативные документы по стандартизации, метрологии, аккредитации, каталогизации и подтверждению соответствия, отраслевые стандарты, руководящие документы (РД), рекомендации (Р) Росгидромета и других федеральных органов исполнительной власти, применяемые в Росгидромете (принятые (утвержденные) до вступления в силу Федерального закона «О техническом регулировании», действующие на период до их пересмотра или отмены) [2];
— нормативные документы Росгидромета, не имеющие обозначений, содержащие наставления станциям и постам, руководства, методические указания, нормы, коды, перечни (утвержденные руководством Росгидромета, одобренные центральными методическими комиссиями Росгидромета или методическими комиссиями научно-исследовательских учреждений Росгидромета до вступления в силу Федерального закона «О техническом регулировании», действующие на период до их пересмотра или отмены);
— стандарты предприятия (СТП), стандарты организации (СТО);
— указатели (национальных стандартов, нормативных документов в области метрологии, руководящих документов, правил и рекомендаций и др.) и информационные указатели к ним;
— каталоги международных стандартов;
— справочную и методическую литературу по вопросам стандартизации, метрологии и технического регулирования.
4.3 При формировании фонда соблюдают авторские права организаций и органов, утвердивших (принявших) документы, которые установлены в соответствующих правилах и других документах этих организаций (органов) и/или защищены знаком охраны авторского права.
4.4 Ответственность за ведение фонда в организации согласно ГОСТ Р 1.15 возлагают, как правило, на подразделение службы стандартизации. При отсутствии в организации подразделения службы стандартизации ответственность за ведение фонда возлагают приказом по организации на другое структурное подразделение.
4.5 Порядок работы с нормативными документами с грифом «Секретно» и «Для служебного пользования» установлен в положении [3] и инструкции [4] соответственно.
5 Комплектование фонда
5.1 Комплектование фонда организации осуществляют с учетом рекомендаций [1] и подразделяют на:
— начальное, при котором закладывают минимально необходимые основы фонда;
— текущее, при котором приобретают вновь изданные профильные (соответствующие выполняемым функциям по закрепленному направлению деятельности) документы;
— ретроспективное, при котором приобретают отсутствующие профильные документы за прошлые годы.
5.2 Фонд комплектуют официально опубликованными нормативными документами, а также их копиями, признанными официальными публикациями, и /или документами в электронной форме (на DVD- и CD-дисках, дискетах), полученными из официальных источников.
5.3 Основными источниками информации о нормативных документах для комплектования фонда являются следующие информационные и рекламные издания:
— ежегодный указатель «Национальные стандарты»;
— ежемесячный информационный указатель «Национальные стандарты» (ИУС), содержащий изменения к действующим стандартам, информацию об утвержденных, замененных и отмененных стандартах;
— бланк заказа (приложение к ИУС) планируемых к изданию стандартов, справочников, каталогов, классификаторов, указателей, справочной и методической литературы по вопросам стандартизации, метрологии и технического регулирования;
— каталоги изданий Редакционно-информационного агентства (РИА) «Стандарты и качество»;
— каталоги изданий Росстандарта;
— каталоги международных (региональных) стандартов;
— перечень нормативных документов РД 52.14.5;
— ежегодные информационные указатели нормативных документов (ИУНД) Росгидромета, являющиеся приложениями к перечню РД 52.14.5;
— ежегодные планы подготовки и издания научно-технической литературы Росгидромета;
— проспекты, информационные и рекламные издания о нормативных документах;
— Web-сайт Росстандарта в Интернете (раздел «Каталог стандартов»), а также Web-сайты организаций Росстандарта, предоставляющих информационные услуги.
База нтд что это
Единый фонд электронной нормативной документации — это основа СУ НТД.
Единый фонд включает в себя:
Работа с единым фондом производится на платформе «Техэксперт» — надежной и устойчивой платформе с интуитивно понятным интерфейсом.
Документы внешнего и внутреннего фонда связаны между собой гиперссылками.
Создание Единого фонда электронной нормативной документации на предприятии позволяет решить проблему разрозненности источников информации и неудобства при работе с документами.
С помощью фонда все сотрудники предприятия получат доступ к внешней и внутренней документации, сократят время на поиск и анализ нормативной информации.
Главная страница СУ НТД. Базовый вариант
Баннер «Фонд НТД. Аналитика, контроль, отчетность» — быстрый переход к перечням необходимых документов, отчету о выданных копиях
Работа с документами производится на платформе «Техэксперт» — надежной и устойчивой платформе с интуитивно понятным интерфейсом.
Поиск всех необходимых документов и терминов как в Интернет-браузере — через единую поисковую строку. Поиск понимает аббревиатуры, сленг, сокращения, а также автоматически исправляет ошибки.
Система подсказок поможет выбрать нужный запрос или документ уже на этапе набора текста.
Результатом поиска станет подборка документов, образцов, разъяснений экспертов и терминов.
Обратите внимание, что документы внешнего и внутреннего фонда находятся в едином поисковом пространстве, что позволяет изучить вопрос комплексно.
Результаты Интеллектуального поиска
Помимо основного поиска пользователям также доступен «Поиск по атрибутам». Работа этого сервиса также знакома пользователям поисковых систем — выберите необходимое сочетание атрибутов, и атрибутный поиск предложит подборку документов, отвечающих заданным условиям.
Работать с документами удобно — навигация по тексту осуществляется через оглавление и поиск внутри текста. Документы снабжаются подборкой связанных документов и материалов. Вся сопроводительная информация указана в статусе.
В зависимости от выданных прав документ можно печатать, копировать, сохранить на компьютере.
Открытый документ. Меню
Открытый документ. Оглавление
Пользователям фонда доступны сервисы, упрощающие работу с информацией:
1. Сервис «Документ на контроле» позволяет отмечать важные для пользователя документы. Как только в документе произойдут изменения — система автоматически известит об этом.
Документ на контроле
2. Сервисы «Сравнение редакций», «Сравнение норм и стандартов», «История стандарта» помогают отследить изменения в нормативных документах и оценить влияние этих изменений на текущий производственный процесс.
3.Собственные подборки документов можно хранить в «Папках пользователя».
4.Благодаря сервису «Двухоконный режим» можно изучать два документа одновременно.
5.Благодаря «Заметкам пользователя» вы можете оставлять свои комментарии прямо в тексте.
Системы «Техэксперт» — это современные, умные, профессиональные справочные системы, содержащие нормативно-правовую, нормативно-техническую документацию, уникальные сервисы, услуги и готовые решения для специалистов предприятий ведущих отраслей экономики России.
В системы включаются:
нормативно-техническая документация (ГОСТ, СНиП, ГН, Р, ГЭСН и т.д.)
нормативно-правовые акты органов госвласти (законы, постановления, законопроекты и т.д.)
технологическая документация (чертежи, схемы и т.д.)
классификаторы и словари
Системы «Техэксперт» ориентированы на руководителей и специалистов производственных подразделений предприятий и организаций всех основных отраслей экономики: энергетики, нефтегазовой промышленности, машиностроения, строительства, связи и других.
С нами сотрудничают ведущие организации страны:
Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии
Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору
Министерство промышленности и торговли
Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства
Министерство природных ресурсов и экологии
Министерство регионального развития
Федеральная служба государственной статистики
Евразийская экономическая комиссия
Российский Союз Промышленников и Предпринимателей (РСПП)
Комитет ТПП по техническому регулированию, стандартизации и качеству продукции
Российский Союз Строителей
Национальное объединение проектировщиков (НОП)
Национальное объединение строителей (НОСТРОЙ) и др.
Система «Техэксперт: Нефтегазовый комплекс»
Система «Техэксперт: Машиностроительный комплекс»
Система «Техэксперт: Нормы, правила, стандарты и законодательство России»
Система «Техэксперт: Энергетика. Премиум»
АО «КОДЕКС» — официальный партнер API, ASTM Int., SAI GLOBAL, SAE Int., IEC, ÖNORM, ASME, SAC, CNIS и др.
Мы обеспечиваем доступ к любым международным и зарубежным стандартам, необходимым в работе предприятиям различных отраслей. Все стандарты являются официальными, поставляются на легальной основе на основании прямых договоров с соблюдением авторских прав.
Перечень услуг:
Предоставление зарубежных стандартов.
Актуализация документов (мониторинг изменений).
Перевод документов с/на любой иностранный язык.
Формирование тематической/отраслевой подборки стандартов.
Поиск соответствий между российскими и зарубежными стандартами.
Разработка СТО на основе перевода зарубежного стандарта.
Формат предоставления стандартов:
В электронном виде.
В формате коллекций.
В виде индивидуальной базы зарубежных и международных стандартов на платформе «Техэксперт».
Наши поставщики международных и зарубежных стандартов:
Крупнейший мировой реселлер:
API (Американский институт нефти)
Институт стандартов Австрии ÖNORM — Austrian Standards
Институт стандартов Венгрии
Институт стандартов Финляндии
SAC — Администрация по стандартизации КНР
Китайский национальный институт стандартизации CNIS
Институт стандартизации Вьетнама
Бюро стандартизации Индии
и другие зарубежные разработчики.
Всего более 1 800 000 зарубежных и международных стандартов от 460 организаций-разработчиков.
Официальные разрешения зарубежных разработчиков
Индивидуальный фонд зарубежных стандартов
Индивидуальный фонд зарубежных стандартов
Модуль предназначен для создания корпоративного фонда документов.
Возможности модуля:
Защита от несанкционированного доступа и потери данных.
Хранение документов в различных форматах: текстовых, графических, мультимедийных.
Автоматизированная массовая загрузка документов.
Формирование собственных классификаторов (в т.ч. многоуровневых) и атрибутов для документов предприятия.
Создание списков документов (внедренных, используемых, для пересмотра и актуализации и других) и отчетов по ним.
Простановка гиперссылок между документами компании и фондом внешней документации.
Формирование автоматического оглавления в документе.
Создание редакций документов внутреннего фонда и их сравнение.
Ведение корпоративного словаря терминов и определений.
Интеграция корпоративного фонда с системой электронного документооборота.
Создание неограниченного количества операторских рабочих мест с разными правами по работе с фондом (администрирование базы, чтение документа, редактирование документа и т.д.).
АРМ оператора Банка документов
Редактирование карточки документа
С помощью модуля «Пользовательский словарь» вы можете создать корпоративный словарь терминов и аббревиатур, решающий следующие задачи:
Приведение к единообразию внутренней терминологии за счет аккумулирования всех терминов из внутренней документации в едином пространстве в электронном виде.
Обеспечение соответствия определений внутренних терминов (из корпоративного словаря) внешним (взятым из внешних нормативных документов) за счет интеграции с терминами из Единого словаря терминов «Техэксперт».
Интеграция корпоративного словаря терминов с Единым словарем терминов «Техэксперт»
Модуль «Контроль актуальности ссылочных документов» позволяет автоматизированно проверять актуальность ссылок в документах внутреннего фонда.
Работа с актуальной нормативной информацией напрямую влияет на повышение качества выпускаемой на предприятии продукции и обеспечивает безопасность производства. Произведенная вовремя актуализация позволяет избежать штрафов и рисков, связанных ними.
Благодаря модулю значительно ускорится процесс актуализации, а также исключится вероятность ошибки пропуска неактуальной ссылки по причине человеческого фактора.
Отчет об актуальности документов внутреннего фонда
Отчёт об актуальности ссылок отдельного документа
«Техэксперт: Контроль оборота НД. Учет копий» автоматизирует процесс учета бумажных и электронных копий нормативных документов.
1. Определение НД, подлежащих учету копий:
Неограниченное количество списков;
Могут включать как внешние, так и внутренние НД;
Формируются вручную (из любых НД) или автоматизированно по правилам (НД с конкретными атрибутами).
2. Настройки для учтенных копий:
Настройки информации в колонтитулах;
Настройка водяного знака.
3. Настройка прав на выгрузку и печать:
Настройки прав на выгрузку и печать для каждого списка НД;
Определение ответственных за печать учтенных копий по спискам НД.
4. Контроль актуальности выданных копий:
Информирование ответственного об изменении статуса НД, копии которого выданы;
Просмотр списка сотрудников, которым выдана копия НД;
Организация рассылки для возврата устаревшей копии.
5. Учет выдачи бумажных и электронных копий:
Фиксация факта выдачи (кому, когда, дата возврата);
Рассылка уведомлений о наступлении срока возврата копии;
Рассылка уведомлений об истечении срока возврата;
Отчет по выданным/возвращенным копиям НД (возможность фильтра, сортировки, выгрузки в MS Excel).
Задачи, которые поможет решить подсистема:
Снизить риски использования устаревших НД на рабочих местах сотрудников.
Перейти к работе с НД в электронном виде (использовать бумажные копии только в ситуациях, когда это действительно необходимо для выполнения задач).
Снизить время на организацию и контроль выдачи учтенных копий на 45%.
Широкие возможности платформы «Техэксперт» позволяют интегрироваться с другими программными продуктами и корпоративными системами.
В СУ НТД возможна:
Интеграция на основе API
Интеграция с приложениями Microsoft Office, Libre Office, Adobe Acrobat, T-Flex CAD, КОМПАС 3D, AutoCAD, NanoCAD, Siemens NX, Semantic MDM, почтовыми приложениями
а также разработка индивидуального модуля интеграции с действующими приложениями на предприятии заказчика (СЭД, САПР, ERP, PLM, АСУ ТП)
Интеграция с Microsoft Office
API «Техэксперт» — мощный инструмент для интеграции, который поможет организовать единое информационное пространство (интернет-сайт, корпоративный портал, внутренняя документация).
API «Техэксперт» располагает специальным инструментарием, который:
позволяет написать собственное программное обеспечение, полностью интегрирующее СУ НТД в информационную среду, установленную у пользователя;
обеспечивает взаимодействие собственных и внешних приложений между собой;
предоставляет возможность разработать прикладное программное обеспечение силами самого эксплуатирующего предприятия.
Возможности специализированного API, реализованного сервером, позволяют:
Начать сеанс с сервером ПК: запуск, идентификация, авторизация;
Осуществлять полнотекстовый и атрибутный поиск;
Подготавливать структуры данных для осуществления атрибутного поиска;
Получать список документов.
Предоставляя средства для запроса программных сервисов, API гарантирует доступ или возможность открытия приложения: портал/приложение имеет собственный интерфейс, в который «встроена» поисковая машина программного комплекса «Техэксперт».
Портальное решение для Законодательного Собрания Санкт-Петербурга
Портальное решение для Законодательного Собрания Санкт-Петербурга
Пользователи СУ НТД сопровождаются сертифицированными сервисными центрами на основе единого стандарта обслуживания, действующего по всей стране.
В рамках сопровождения обеспечивается информационная, техническая, консультационная и экспертная поддержка.
Через Службу поддержки пользователей можно подать заявку на поиск редкого или архивного документа, задать вопрос о работе с системами, узнать о новинках систем и услуг, заказать их демонстрацию.
Служба поддержки пользователей
Кроме того, у пользователя всегда есть возможность обратиться на Линию профессиональной поддержки «Задай вопрос эксперту» и получить индивидуальную консультацию ведущих специалистов по сложным рабочим вопросам для принятия правильных решений.
«Горячие документы» — это возможность получить новые важные документы до включения их в систему.
Сервис «Горячие документы»
Регулярная новостная рассылка позволит ежедневно быть в курсе всех последних новостей интересующих отраслей.Подписаться на отраслевые новости.
«Информационный бюллетень Техэксперт» — официальное печатное информационно-справочное издание по техническому регулированию для специалистов, работающих с нормами, правилами, стандартами.
«Техэксперт: Контроль оборота НД. Ознакомление» автоматизирует процесс ознакомления с нормативными документами на предприятии.
1. Подготовка списков нормативных документов для ознакомления:
Неограниченное количество списков;
Могут включаться как внешние, так и внутренние НД;
Списки формируются вручную либо автоматизированно по заданным правилам.
2. Организация рассылки на ознакомление:
Выбор сотрудников из оргштатного расписания (по людям/по подразделениям/по предприятиям);
Настройка параметров рассылки (однократная/повторяющаяся);
Рассылка по расписанию или вручную.
3. Уведомления о необходимости ознакомления приходят на электронную почту и в ИСС «Техэксперт»/»Кодекс» (аналогично сервису «Документы на контроле»).
4. Контроль ознакомления:
Сотрудник в явном виде должен подтвердить ознакомление;
Информация отображается в отчете об ознакомлении в режиме реального времени;
Настройка повторных рассылок-напоминаний.
5. Каскадирование процесса: рассылка может направляться руководителям подразделений, руководитель подразделения через специальный функционал может перенаправить ее своим сотрудникам.
Задачи, которые поможет решить подсистема:
Ознакомить новых сотрудников с обязательными для исполнения локальными нормативными актами.
Ознакомить сотрудников с новыми/измененными документами, обязательными к применению.
Уведомить о появлении/вступлении в действие важных нормативных документов.
Уведомить о появлении в едином фонде нормативных документов, закупленных по заявкам подразделений.
«Техэксперт: Контроль оборота НД. Актуализация» автоматизирует процесс контроля сроков плановой актуализации НД.
1. Определение ответственных за актуализацию:
Объединение внутренних НД в списки, назначение ответственных за актуализацию для каждого списка;
Возможность назначить держателя подлинника.
2. Настройка рассылок:
Определение срока рассылок (за сколько дней до даты актуализации направить рассылку);
Однократные и повторяющиеся рассылки.
3. Формирование отчетности:
Отчет об НД с прошедшим сроком актуализации.
Задачи, которые поможет решить подсистема:
Автоматизировать рассылки уведомлений о необходимости планового пересмотра НД;
Автоматизировать контроль соблюдения сроков плановой актуализации НД.
В каждой компании существует большое количество формализованных и неформализованных бизнес-процессов и процедур, и их количество только растет. И даже при наличии актуальных требований к процессу у сотрудников нет четкого понимания, где их взять. Отсутствие информации по бизнес-процессам или недостаточная ее прозрачность может сказаться на согласованности действий и скорости выполнения задач. В результате страдает эффективность и производительность труда на отдельных участках производственного или обслуживающего процессов, что в конечном счете негативно сказывается на качестве производимой продукции или оказываемых услугах.
Для эффективной и согласованной работы специалистам нужны организация, систематизация и визуализация актуальной информации по конкретным процессам и задачам, выполняемым на предприятии. Решить вопрос по их информационному сопровождению помогает подсистема «Техэксперт: Цифровые кабинеты».
Назначение и функциональность
Подсистема «Техэксперт: Цифровые кабинеты» — это инструмент для гибкой индивидуальной настройки фонда документации под конкретные процессы и задачи.
Подсистема позволяет настроить целевое обеспечение процессов документацией, явно или потенциально содержащей требования, а также методическими, методологическими и технологическими материалами, и, при этом, контролировать полноту информации и исключить дублирование документов по теме.
Настройка фонда документации может осуществляться:
По бизнес-процессу, подпроцессу, задаче;
По выпускаемой продукции и услугам;
По направлениям деятельности предприятия;
Для отдельного специалиста.
Примеры цифровых кабинетов в зависимости от задачи: