Как автоматизировать учет доставки готовой еды
Вопрос для консультации:
Я и мой друг — профессиональные повара. Несколько лет мы проработали в сфере общепита — в кафе, ресторанах.
В этом году решили открыть собственный бизнес по приготовлению и доставке готовой еды. Рацион блюд будет рассчитан на принципах правильного питания с учетом индивидуальных особенностей клиентов. Доставку планируем осуществлять непосредственно на адрес заказчика. Возможно, в будущем арендуем отдел в торговом центре или откроем свой магазин.
1) Какую систему налогообложения Вы можете посоветовать нашему будущему предприятию?
2) Также хотелось бы получить рекомендации в плане автоматизации сбора заказов, учета производства, а также контроля доставки о оплаты заказов.
На вопросы в рамках услуги бесплатной консультации отвечает бизнес-консультант Толстиков Игорь Геннадьевич:
Вопросы по применению различных налоговых режимов при производстве и продаже готовой еды с доставкой до клиента мы достаточно подробно рассмотрели в статье «Налогообложение бизнеса по приготовлению и доставке еды». К этому стоит лишь добавить, что в настоящее время нами разработаны рекомендации, практическое применение которых позволит оптимизировать налоговую нагрузку для данного вида бизнеса. Но это отдельный разговор — приходите в гости, поговорим на эту тему…
Что касается вопроса автоматизации учета приготовления и доставки готовой еды, то для понимания всего процесса разобьём задачу на этапы и рассмотрим каждый из них в отдельности.
Итак, учетные задачи по доставке готовой еды можно разделить на следующие этапы:
Состав программного комплекса
Для успешного формирования регистров бухгалтерского и налогового учета, подготовки и сдаче регламентированной отчетности в электронной форме, необходимо настроить выгрузку оперативных данных из 1С:УНФ в 1С:БП. На начальном этапе развития бизнеса, с целью минимизации первоначальных затрат, удобнее всего использовать «облачные» версии этих программных продуктов. Также целесообразно передать ведение бухгалтерского и налогового учета в программе 1С:БП на аутсорсинг в специализированную компанию, а оперативный учет вести в 1С:УНФ.
Далее на конкретном примере рассмотрим вышеназванные этапы работы в учетных программах и опишем модель нашего предприятия.
Dots Platform — ИТ-платформа для dark kitchen и сервисов доставки еды
Сайт и мобильные приложения для клиентов, система управления заказами, программное обеспечение для кухни, курьеров и колл-центра.
Всем привет! Меня зовут Ярослав Цыганенко, я со-основатель и CEO Dots Platform, облачного решения для автоматизации заказа и доставки еды. Мы начали работу над платформой в 2013 году, используя ее для собственных food delivery проектов. Шаг за шагом мы погружались в специфику ниши, развивали it-продукт, автоматизируя каждый из сотен бизнес-процессов и объединяя все инструменты в рамках единой экосистемы. И теперь, когда все функционально готово, отлажено и проверено на сотнях тысячах реальных заказов, мы приняли решение открыть платформу для рынка.
Dots Platform позволяет автоматизировать бизнес-процессы компании, оптимизировать операционные затраты, минимизировать риски фейла и стандартизировать качество предоставляемого клиенту сервиса (это в свою очередь обеспечивает правильный Retention, максимальный Life Time Value и оптимальное соотношение LTV:CAC).
Платформа гибко настраивается под потребности конкретного бизнеса. На ее базе можно развернуть работу оффлайн-ресторана с доставкой, онлайн-ресторана, dark kitchen или сервиса доставки еды.
Dots Platform предоставляется по подписке. Срок запуска занимает 2-4 недели. Полный функционал доступен во всех тарифных планах, сумма комиссии платформы привязана к обороту и составляет 2-4%. Такой формат позволяет партнеру избежать существенных вложений в it-составляющую, получить готовое проверенное решение и начать работу максимально быстро.
На базе Dots Platform с 2015 года работает сервис заказа и доставки еды Mister.Am. Он функционирует в 14 городах Украины, обслуживает более 100 тыс. клиентов, доставляя десятки тысяч заказов в месяц. Также платформу уже используют ряд food delivery сервисов, среди которых — Philadelphia, одно из заведений известного в Украине ресторатора Димы Борисова.
Мы не привлекали внешнего финансирования, развивая продукт органически. Нам удалось построить прибыльный операционный food delivery бизнес на базе платформы, он и стал драйвером ее развития, а также прямым доказательством эффективности.
Система оптимизации логистики. Обеспечивает автоматическое и максимально оптимальное распределение заказов между курьерами, а так же “склейку” заказов по пути следования, с учетом местоположения водителей, маршрутов их движения, дорожной обстановки и загрузки сервиса.
Панель Мониторинга. Рабочее место оператора поддержки в облаке: функционал колл-центра, интеграция с телефонией, SMS-биллингом и чатом поддержки. Собственная CRM с данными о клиентах и их заказах.
Подробный список функциональных возможностей системы, реализованные и планируемые опции, а также их статус в режиме реального времени доступны по этой ссылке.
CRM для службы доставки еды
Callibri — это сервис с комплексным багажом инструментов и навыков для предпринимателей и маркетологов о том, как увеличить эффективность рекламы и сайта.
Сервис с 10 удобными и полезными функциями, которые помогут автоматизировать работу фирмы.
Облачный сервис с богатым функционалом. Современный высокотехнологичный инструмент для автоматизации шаблонных процессов интернет-магазина.
Специализированное облачное решение для ведения e-commerce в социальных сетях «ВКонтакте», «Одноклассники» и мессенджере «WhatsApp».
Разработчики позиционируют Ордерино, как CRM-систему для быстрых продаж. Оперативный прием заказа от клиента и назначение сотрудника для его выполнения сегодня, завтра, либо в текущем месяце.
Сервис для работы с клиентами в социальной сети «Вконтакте»
Сервис для авторизации работы ресторанов доставки еды.
К организациям в сфере питания c каждым годом предъявляются все более жесткие требования. Причем, это не только постановления законодательства, но и правила, диктуемые конкуренцией и потребностями потенциальных клиентов. Одним из таких требований является опция доставки еды. Каждая компания, нацеленная на успех в этом бизнесе, должна иметь специальную службу, которая по желанию заказчиков может привезти заказанные блюда в офис или на дом. За границей эта практика давно прижилась, однако у нас данный сегмент еще далек от совершенства, он развивается и оптимизируется.
Наиболее важным для правильной организации доставки еды является грамотный выбор программного обеспечения, которое будет принимать и обрабатывать заказы. Самым популярным решением среди кафе, ресторанов, суши-баров и пиццерий на сегодня остается CRM-система. Это комплекс программ, которые позволяют автоматизировать все процессы службы, увеличить эффективность работы и привлечь новых клиентов.
Необходимые функции CRM-программы
Для оператора, принимающего заказы, или курьера самое главное – оперативность, поэтому интерфейс программного обеспечения должен быть удобным. Тогда оформление и принятие заказа к исполнению будет осуществляться с максимальной скоростью. В частности, специализированное ПО должно предусматривать:
Дополнительным плюсом будет, если CRM будет интегрирован с картами известных поисков Google или Yandex. Это позволит максимально точно высчитывать время выполнения основных операций и получить данные для аналитики с привязкой к районам города.
Преимущества использования CRM в службе доставки
Используя программный интерфейс Customer Relationship Management, организация сможет добиться:
Рынок CRM-продуктов достаточно обширен. Для эффективного решения вопроса привлечения клиентуры, автоматизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы служб доставки следует выбирать ту систему, где наиболее удобно и полно реализованы принципы управления и учтена специфика основных процессов организации.
Автоматизация доставки еды что выбрать
Прием заказа
по телефону, с сайта, из соцсетей
Управление курьерами
назначение, отслеживание времени доставки
Автоматизация кухни и сборки
оповещения о заказе, его готовности, контроль времени
Программы лояльности
скидки, бонусы, подарки
Пусть клиенты заказывают так, как удобно им!
Заказ по телефону?
Ваш сотрудник примет звонок онлайн, увидит карточку клиента, историю его заказов и создаст новый.
Заказы с сайта или из соцсетей
Поставить виджет вы сможете за несколько минут, а клиенты смогут сделать заказы без звонков.
Заказы из Delivery Club?
Они окажутся прямо в Presto, моментально и без лишних действий.
Полезно посмотреть
Ни секунды впустую: заказ на кухне сразу после подтверждения
Экран на кухне с контролем времени приготовления и проговариванием нового заказа позволит поварам сразу увидеть новый заказ и отметить его готовность.
Блюда можно поделить по участкам, а экраны заменить на принтеры бегунков или дополнить ими.
Кроме того, Presto напечатает этикетки для приготовленных блюд с составом, калорийностью и другой информацией.
Курьеры будут успевать,
хотя вы почти перестанете
тратить время на них
Курьеры закреплены за районами? Presto назначит заказ на нужного, при этом о заказе он узнает через пуш в приложении СБИС. Никаких переписок и лишних звонков.
Также вы легко отследите как положение курьера, так и количество заказов, доставленных им.
Клиенты будут заказывать
у вас чаще
Программа лояльности с накоплением бонусов? Сок в подарок? Скидка на день рождения клиента?
Presto поддерживает различные варианты маркетинговых активностей, а настраиваются нужные механики за пару кликов. Если нужно — сделайте рассылку клиентам и получайте новые заказы.
Не тратьте время на поиск оборудования. Мы уже сделали это за вас.
Все что нужно для доставки еды
Касса с возможностью печатать чеки у клиента, принтер этикеток для блюд, принтер бегунков и экран на кухню, терминал для приема заказов — 80 700 ₽ со скидкой 20 000 ₽ при покупке комплектом.
Оптимальное решение для курьеров
В одном устройстве курьер примет заказы в приложении СБИС Курьер, пробьет чек для клиента и примет оплату картой, причем искать выгодный эквайринг в разных банках не нужно, он уже готов к работе — всего 2.1%.
Уже есть оборудование?
Прекрасно! Программа для доставки еды Presto работает на самом популярном, покупать новое не нужно.
Как устроена система управления доставкой, зачем её внедрять, и на какой эффект рассчитывать
Как ускорить доставку до клиента, снизить расходы на курьерскую службу и улучшить лояльность? Делимся реальным опытом и разбираемся, когда крупным компаниям целесообразно внедрять систему управления доставкой, какие задачи можно решать и на какой эффект рассчитывать.
Edisoft — системный интегратор и разработчик B2B-экосистем для цифровизации цепочек поставок в ритейле, производстве и финансовой сфере на базе электронного документооборота. С 2019 года помимо прочего мы помогли Райффайзенбанку, ОТП-банку и нескольким дистрибьюторам автоматизировать службу доставки с помощью нашего приложения EdiCourier.
До того, как компании стали резко переходить в онлайн и запускать доставки из-за пандемии, мы фокусировались на потребностях крупного бизнеса.
Небольшая сеть ресторанов или интернет-магазин хотят запустить доставку с минимальными затратами. Для этого сегмента мы разрабатываем облачное приложение. У крупного бизнеса со штатом от 50 курьеров другие задачи, и облачные приложения не всегда помогают.
Обычно история крупного заказчика такая. Компания уже работала со службой доставки на аутсорсе, но спрос потребителей на услугу вырос, затраты на курьеров — тоже, а показатели эффективности перестали устраивать.
Компания запускает службу доставки своими силами, чтобы сравнить эффективность и затраты. Если экономическая выгода понятна, появляется потребность для автоматизации работы курьеров и операторов. Это помогает увеличить скорость доставки, улучшить лояльность клиентов, масштабироваться и снизить расходы.
Увеличить скорость доставки
Во многих бизнесах скорость доставки влияет на конверсию в оплату заказа.
Чем быстрее клиент получает заказ, тем выше конверсия в оплату и повторный заказ.
Если у магазина нет свободного окна на завтра, клиент идёт искать альтернативу у конкурентов. Если банк не может доставить кредитную карту вовремя, конверсия в её активацию падает.
Ускорить доставку помогает автоматическое планирование маршрутов и их автоматизация. Система учитывает график работы курьеров, свободные окна доставки, и рассчитывает оптимальный маршрут для каждого сотрудника. Это сокращает время на доставку и сводит к нулю опоздания. Остановимся на каждом пункте чуть подробнее.
Улучшить лояльность клиентов
Когда курьерская служба на аутсорсе, у компании нет возможности влиять на «последнюю милю» — последний этап доставки, от которого зависит впечатление клиента и готовность сделать повторный заказ.Если компания запускает свою службу доставки и автоматизирует процессы, становится очевидным каждый шаг работы курьера, и компания влияет на качество доставки. По результатам наших клиентов собственная доставка позволяет увеличить лояльность до 90%.
Снизить расходы на управление доставкой
Здесь мы отмечаем две проблемы: стоимость автоматизации и расходы на логистику. Часто на старте компании используют облачные приложения и оплачивают рабочее место каждого курьера — в среднем 300-500 рублей за место в месяц. Это выгодно, если в штате около 50 курьеров. Когда штат растет, выгоднее внедрять кастомное приложение, которое оплачивается раз в год, или автоматизировать доставку силами своих разработчиков. Второй вариант обычно дороже и дольше.
Снизить расходы на логистику помогает автоматическое планирование и маршрутизация.
За год в среднем можно снизить расходы на 15-20% и увеличить выработку курьеров на 7-9 заказов без увеличения штата.
Масштабировать службу доставки
Управлять доставкой, допустим, в 20 городах без автоматизации не получится. Кроме того придётся интегрировать приложения для курьеров и логистов с внутренними ERP или CRM-системами, чтобы автоматически передавать заявки и документы, планировать сотни маршрутов и гибко управлять временными окнами доставки. Всё это позволяет делать система управления доставкой. Мы остановимся на нашем приложении EdiCourier и сервисе Яндекс.Маршрутизации, которое мы интегрируем в наш сервис.
Системы управления доставкой состоят из двух приложений — веб-приложения для логистов или администраторов и мобильного приложения. Приложения работают в связке и упрощают работу логиста и курьера.
Веб-приложение — это как CRM для логиста или администратора, который управляет курьерами, планирует маршруты, следит за новыми и выполненными заказами. Приложение решает три задачи.
Помогает управлять курьерами
Администратор заводит в системе новых курьеров, выставляет график работы, планирует маршруты и отслеживает на карте, где находятся сотрудники.
Планировать маршруты для курьеров, чтобы они приезжали вовремя и успевали доставить все заказы, — боль для дистрибьюторов молочки, банков и магазинов, где скорость доставки влияет на конверсию в оплату. Логист должен учесть прогноз пробок, окна доставки, режим работы курьеров, заезд курьера в распределительный центр, время на передачу заказа клиенту — параметров может быть очень много.
Мы работаем с сервисом Яндекс.Маршрутизации — интегрируем его в EdiCourier или напрямую в ERP-систему заказчика. Сервис просчитывает множество маршрутов, учитывая десятки параметров и предлагает оптимальный вариант. Если заказ нужно доставить с 9:00 до 10:00, сервис рассчитает маршрут так, чтобы курьер приехал в этот промежуток времени. В результате за несколько минут логист распределяет сотни заказов.
Помогает отслеживать эффективность
Данные об успешных и отмененных заявках отображаются на дашборде. Администратор может посмотреть, в какие дни заказов больше, какая нагрузка у курьеров, средний чек доставки. Обычно компании хотят отслеживать количество выполненных заказов в день, чтобы оценивать скорость службы доставки.
В мобильном приложении курьер видит последовательность заказов на день, адреса клиентов и комментарии к заказам, может отменить заказ или перенести его.
Каждый заказ состоит из чек-листа задач курьера. Это помогает ему работать по определенному сценарию, который заранее задаёт в веб-приложении администратор.
Например, банк доставляет клиенту дебетовую карту или документы для открытия счёта. Курьер должен проверить документы, прикрепить подписанный договор в приложении, проверить реквизиты карты на конверте, сфотографировать клиента.
Каждая задача отображается в приложении, чтобы курьер ничего не забыл. Когда все задачи выполнены, курьер завершает заказ, и оператор узнаёт об этом в веб-приложении. Документы, которые курьер прикрепил к задаче, отправляются автоматически в CRM.
Райффайзенбанк автоматизировал доставку в 26 городах России. До этого компания пользовалась доставкой на аутсорсинге. Результаты банка:
— увеличил среднюю производительность курьеров на 9 доставок в день;
— увеличил долю заказов доставляемых на следующий день на 13%;
Подробно об опыте банка мы совсем скоро расскажем в отдельном кейсе — оставайтесь с нами.
Крупный производитель продуктов питания развозит поставки через логистические компании по всей России. Раньше компания не могла отслеживать количество поездок и выполненных доставок. Кто-то опаздывал, поставки скоропорта задерживались. Автоматизация помогла получать отчёт о доставках раз в 30 минут и отслеживать качество доставки каждой логистической компании.
ОТП-Банк перешёл от планирования маршрутов в Excel к сервису автоматизации доставки. Логисты смогли управлять курьерами и автоматически планировать маршруты. В результате банк стал доставлять большее количество карт за меньшее время. Детали мы рассказали в кейсе.
→ Хотите узнать больше об автоматизации курьерской доставки? Приходите на наш бесплатный вебинар 17 декабря.