Автоматизированное рабочее место (АРМ)
Основные принципы проектирования АРМ.
Автоматизированным рабочим местом (АРМ) называется место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное компьютером и соответствующими программами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций. Помимо компьютера АРМ также снабжается сецифическими устройствами, такими как принтер,сканер штрих-кода и т.д.
На многих предприятиях существуют и такие механизмы: ставится сервер на котором хранятся все базы данных предриятия,а с каждого рабочего места открывается к нем доступ для пользователей. Такой метод наывается методом распределенных систем управления. Такой метод помогает осуществлять моделирование, планирование, оптимизацию процессов, принятие решений в различных информационных системах. АРМ на предприятиях делятся по предметным областям.
При создании АРМ учитываются общие принципы построения:
· Фукциональность (Функциональность назначения структуры).
· Стабильность (Независимость системы от внешних факторов).
· Эффективность (Показатель уровня реализации,отнесенный к затратам на создание системы. ).
АРМ должны обеспечивать:
· Наличие средств обработки информации;
· Рациональное распределение функций между оператором и элементами комплекса АРМ;
· Высокая производительность и надежность ПК работающего в системе АРМ;
· Максимальная степень автоматизации;
· Максимальная комфортность специалиста,работаюего в системе.
АРМ производит желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и программными средствами обработки информации.
АРМ являются одной из структурных составляющих Автоматизированных Систем Управления. АРМ обеспечивают управление и обработку данных,помогают принимать решения.
АРМ специалиста службы управления персоналом организации представляет собой программно-технический комплекс коллективного пользования, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выполнения необходимых вычислений и организации взаимодействия специалиста по кадрам с ПК в диалоговом режиме при решении поставленных перед ним задач.
Автоматизированное Рабочее Место состоит из наскольких подсистем:
· Технической (Компьютерное оборудование)
· Организационной (Организация функционирования системы)
· Информационной (Массивы иформации)
· Программной (Операционная система и пакеты прикладных программ)
Методика проектирования АРМ не может не быть связанной с методикой его функционирования, так как функционирование развитого АРМ предусматривает возможность его развития самими пользователями. Языковые средства АРМ являются реализацией методических средств с точки зрения конечного пользователя, а программные реализуют языковые средства пользователя и дают возможность конечному пользователю выполнять все необходимые действия.
Языковые средства АРМ
Языки АРМ должны быть и пользовательски-ориентированными, в том числе и профессионально-ориентированными. Это связано с различиями в классификации пользователей, которые разделяются не только по профессиональной принадлежности, но и по иерархии служебного положения, мере обученности, виду потребляемых данных и др. Следует учесть, что использование естественного языка, несмотря на кажущуюся простоту такого подхода, не может дать сколько-нибудь ощутимых преимуществ из-за необходимости введения через клавиатуру громоздких конструкций ради получения иногда несложных результатов.
Языки пользователя разделяют АРМ также по видам диалога. Средства поддержки диалога в конечном счете определяют языковые конструкции, знание которых необходимо пользователю.
Конструкцией одного и того же АРМ может быть предусмотрено не один, а несколько возможных типов диалога в зависимости от роста активности пользователя в процессе обучения или работы, а также необходимости развития АРМ средствами пользователя. Из существующих диалогов при разработке АРМ наиболее употребимы: диалог, инициируемый пЭВМ, диалог заполнения форм, гибридный диалог, диалог необученного пользователя и диалог с помощью фиксированных кадров информации. При диалоге, инициируемом пЭВМ, пользователь АРМ освобождается практически полностью от изучения мнемоники и конструкций языка. Одной из модификаций этого метода является метод меню, при котором выбирается один или несколько из предложенных пЭВМ вариантов.
При диалоге заполнения форм, который также инициируется пЭВМ, пользователь заполняет специально подобранные формы на дисплее с их последующим анализом и обработкой.
Гибридный диалог может быть инициированы и пользователем, и ПЭВМ.
При диалоге необученного пользователя должна быть обеспечена полная ясность ответов пЭВМ, которые не могут оставлять у пользователя сомнений относительно того, что ему нужно делать.
В случае диалога с помощью фиксированных кадров информации пЭВМ выбирает ответ из списка имеющихся. В этом случае пользователь вводит только очень короткие ответы, а основная информация выдается автоматически.
Тип диалога также может определять классификацию АРМ, например АРМ с диалоговыми средствами необученного пользователя. Классификация АРМ по такому признаку связана с классификаццией по профессиональной ориентации пользователя. Hапример, АРМ с диалогом по методу меню вряд ли целесообразно для пользователя-экономиста, относящегося в то же время к персоналу руководителя, вследствие большого числа повторяющихся операций.
Если рассматривать автоматизированниые рабочие места с точки зрения программных средств, их реализующих, то классификация АРМ может быть весьма обширна. Они могут быть классифицированы по языку программирования, возможности предоставления пользователю процедурных средств программирования, возможности достраивания программной системы в процессе эксплуатации, наличию систем управления базами данных, транслятора или интерпретатора с языков пользователей, средств обнаружения и исправления ошибок и т.д. Пакеты прикладных программ (ППП), применяемые в АРМ, могут быть параметризованы для обеспечения привязки системы к конкретному приложению. Могут использоваться генераторы самих ППП.
В состав АРМ обязательно входят различные программные компоненты, обеспечивающие основные расчетные функции и организацию диалога, а также система управления базой данных, трансляторы, справочные системы, собственно база данных, содержащая, например, основные данные, сценарии диалога, инструкции, управляющие параметры, перечни ошибок и др. Основные компоненты АРМ определяют его состав и обеспечивать возможность классификации АРМ по различным признакам.
В зависимости от применения в рамках АРМ средств, обеспечивающих развитие АРМ конечным пользователем, будем разделять АРМ на два больших класса : обслуживащюие и интеллектуальные. И те и другие могут предназначаться для различных пользователей. Hо в то же время существуют такие пользователи, о которых можно сказать заранее, что он не может быть пользователем того или другого АРМ. Hапример, обслуживающий персонал (делопроизводители, секретари) в силу специфики выполняемых ими функций не нуждаются в интеллектуальных АРМ (в своей непосредственной деятельности).
Обслуживающие АРМ в сферах организационного управления могут быть :
Интеллектуальные АРМ можно прежде всего разделить на ориентированные на данные и ориентированные на занания (даталогические и фактологические).
Информационно-справочные АРМ обслуживают какой-либо процесс управления. Вычислительные АРМ разнообразны по своему содержанию и могут применяться многочисленными категориями пользователей. С их помощью могут ставиться и решаться организационно-экономические задачи, связанные и не связанные друг с другом, поиск и обработка данных в которых заранее определена или определяется в процессе функционирования АРМ. Текстообразующие АРМ предназначены для обработки и генерации текстовой информации различной структуры и предположении, что текст семантически не анализируется.
Интеллектуальные АРМ даталогического типа основаны на широком использовании баз данных и языков пользователей. При этом пользователь способен самостоятельно модифицировать базы данных и языки, варьировать диалоговыми возможностями. В этих АРМ отсутствует база знаний, т.е. невозможно накопление правил, обеспечивающих объяснение того или иного свойства управляемого объекта. База знаний как составной компонент входит в АРМ фактологического типа. Фактологические АРМ полезны там, где работа в условиях АРМ определяется преимущественно накапливаемым опытом и логическим выводом на его основе.
Выделим несколько основных функций, которые должны быть реализованы в рамках автоматизации организационного управления:
интерпретация (анализ и описание данных и фактов из предметной области для установления их взаимосвязей и систем);
диагностика (поиск, определение и описание состояния управляемого объекта);
мониторинг (непрерывное отслеживание функционирования АРМ и фиксирование получаемых результатов);
планирование (обеспечение заданной последовательности действий);
проектирование (обеспечение пользовательских интерфейсов и развития).
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ АРМ. КЛАССИФИКАЦИЯ АРМ. ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ АРМ
АРМ – совокупность аппаратных, программных, методических и языковых средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные потребности.
АРМ предназначено для:
1. Оперативной обработки данных в режиме реального времени;
2. Автоматизированного получения форм документов;
3. Создания многоуровневой сети.
АРМ присущи следующие признаки:
· доступная пользователю совокупность технических, программных, информационных и др. средств;
· размещение ВТ непосредственно (или вблизи) на рабочем месте пользователя;
· возможность создания и совершенствования проектов автоматизированной обработки данных в конкретной сфере деятельности;
· осуществление обработки данных самим пользователем;
· диалоговый режим взаимодействия пользователя с ЭВМ как в процессе решения задач управления, так и в процессе их проектирования.
АРМ обеспечивает:
1. Информационно-справочное обслуживание;
2. Взаимодействие учетной, плановой и оперативной информацией и всех подразделений предприятия;
3. Сокращение значительного количества информационных процедур;
4. Устранение разрыва во времени между производственно-хозяйственным процессом, получением информации, ее обработкой и получением результатов;
5. Комфортную среду пользователям с возможностью работы на экране с привычными бланками документов.
Таким образом, АРМ в системе управления представляет собой проблемно-ориентированный комплекс технических, программных, лингвистических (языковых) и др. средств, установленный непосредственно на рабочем месте пользователя и предназначенный для автоматизации операций взаимодействия пользователя с ЭВМ в процессе проектирования и реализации задач.
Виды обеспечения АРМ:
1. Техническое обеспечение представляет собой ПК с необходимыми периферийными устройствами и средствами коммуникаций. Тип ПК и набор периферийных устройств определяется функциональным назначением АРМ.
2. Информационное обеспечение – включает сведения об источниках и потребителях информации, периодичность обновления, объем, диапазон изменения, точность, форматы и другие характеристики входных и выходных данных. Основными источниками информации для АРМ являются базы данных (БД) и банки данных (БнД).
3. Математическое обеспечение – это совокупность алгоритмов, обеспечивающих ввод, контроль, хранение, корректировку информации, расчеты показателей, получение результатов и т.д. Оно строится по модульному принципу, что позволяет выделить типовые и стандартные, многократно повторяющиеся процедуры. Служит основой для разработки программ и должно согласовываться с потенциальным пользователем АРМ.
4. Программное обеспечение совокупность программ автоматизации решения задач в соответствии с функциональным назначением АРМ.
Например, в АРМ руководителя входят:
· деловой пакет (календарь, адресная, телефонная и записная книжки, личные планы работ, калькулятор, будильник и др.);
· пакет поддержки принятия решения;
· пакет контроля выполнения поручений;
· пакет обеспечения коммуникаций.
7. Методическое обеспечение определяет поведение пользователя в среде АРМ. Оно включает инструкции по работе в среде АРМ и средства обучения пользователей на бумажных или машинных носителях.
8. Эргономическое обеспечение предусматривает создание благоприятных условий для использования АРМ при высокой производительности труда и низкой утомляемости пользователей. Эргономические требования к АРМ очень разнообразны, в них тесно переплетаются как технические, так и программные аспект
АРМ создает информационную среду и автоматически выполняет ряд операций, при этом формируются диагностические сообщения о ходе процесса, позволяющие пользователю (специалисту) остановить процесс, оценить ситуацию и принять решение.
На АРМ реализуется интерактивный режим работы и «дружественный» интерфейс (диалог пользователя и ПК).
Основные типы интерфейса:
· Работа по подсказке (рассчитана на случайного пользователя или на внештатную ситуацию);
· Заполнение шаблона (ввод, форматирование информации, напоминает работу с бумажным документом, но только на экране);
· Вопрос-ответ (осуществляется ч/з выдаваемый на экран запрос, на который пользователь должен дать ответ с помощью клавиатуры).
Технологический процесс в условиях АРМ – это сочетание в определенной последовательности автоматизированных и ручных работ, реализующих в своей совокупности весь информационный процесс.
Условно технологический процесс в условиях АРМ можно разбить на 3 этапа:
1. Документирование хозяйственных операций, т.е. регистрация исходной информации на бумажном или машинном носителе.
2. Систематизация и обобщение информации, решение конкретных задач и получение выходных (результатных) данных
3. Использование выходных результатов – оформление выходных форм для принятия управленческих решений.
АРМы могут быть классифицированы на основе следующих признаков:
· функциональная сфера использования (научная деятельность, проектирование, производственно-технологические процессы, организационное управление);
· режим эксплуатации (индивидуальный, групповой, сетевой);
· квалификация пользователей (профессиональные и непрофессиональные).
Цели, функции, свойства Автоматизированного рабочего места специалиста
Современный период развития цивилизованного общества во многом характеризуется процессом информатизации. Информатизацией общества называют глобальный социальный процесс, особенность которого состоит в том, что доминирующим видом деятельности в сфере общественного производства является сбор, накопление, обработка, хранение, передача и использование информации, осуществляемые на основе современных средств микропроцессорной и вычислительной техники, а также на базе разнообразных средств информационного обмена. Информатизация общества обеспечивает активное использование постоянно расширяющегося интеллектуального потенциала общества; интеграцию информационных технологий с научной, производственной интеллектуализацией трудовой деятельности; высокий уровень информационного обслуживания, доступность любого члена общества к источникам достоверной информации, визуализацию представляемой информации. Процессы, происходящие в связи с информатизацией общества, способствуют не только ускорению научно-технического прогресса, интеллектуализации всех видов человеческой деятельности, но и созданию качественно новой информационной среды, обеспечивающей развитие творческого потенциала человека.
Автоматизированное рабочее место (АРМ), или, в зарубежной терминологии, «рабочая станция» (work-station), представляет собой место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций.
В состав АРМ входят:
1. Информационные ресурсы.
2. Технические средства (рис. 1).
3. Программные средства (рис. 2).
В качестве технических средств, преимущественно, используется ПК, дополняемый по мере необходимости другими вспомогательными электронными устройствами: дисковыми накопителями, печатающими устройствами, оптическими читающими устройствами или считывателями штрихового кода, устройствами графики, средствами сопряжения с другими АРМ и с локальными вычислительными сетями и т.д. Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы (автономный, с распределенной БД, информационный, с техникой верхних уровней и т.д.), способность обработать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.
Комплекс технических средств.
3. Структура АРМ-а специалиста
СтруктураАРМ включает пять основных компонентов:
1. персональный компьютер;
2. комплекс программ для обработки информации;
3. обучающую систему (гипертекстовую систему документации для пользователя; интегрированную систему подсказок, систему закладок, указателей и справок; систему контроля и обнаружения ошибок);
4. средства настройки АРМ (алгоритмов расчетов, аналитических и технологических параметров; устройств: принтера, сканера, модема; эргономики экранных форм и т. д.);
5. средства эксплуатации АРМ (классификаторы, генератор отчетных форм, инструментарий приема/передачи данных по каналам связи, копирования и сохранности данных, администратор баз данных, мониторинг работы конкретных пользователей).
Основные функции АРМ
1. Информационно-справочное обслуживание. АРМ имеют проблемно- профессиональную ориентацию на конкретную предметную область. Профессиональные АРМ являются главным инструментом общения человека с вычислительными системами, играя роль автономных рабочих мест, интеллектуальных терминалов больших ЭВМ, рабочих станций в локальных сетях.
2. Выполнение арифметических функций.Обработка информации и хранение полученных результатов. Локализация АРМ позволяет осуществить оперативную обработку информации сразу же по ее поступлении, а результаты обработки хранить сколь угодно долго по требованию пользователя.
3. Функция учета, анализа и регулирования. АРМ выполняют децентрализованную одновременную обработку информации на рабочих местах исполнителей в составе распределенной базы данных (БД). При этом они имеют выход через системное устройство и каналы связи в ПЭВМ и БД других пользователей, обеспечивая, таким образом, совместное функционирование ПЭВМ в процессе коллективной обработки.
При использовании АРМ основные операции по накоплению, хранению и переработке информации, возлагаются на вычислительную технику, а специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке решений.
Принципы создания АРМ
Принципы создания любых АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.
Системность. АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.
Гибкость. Система приспособлена к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.
Устойчивость. Принцип заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.
Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.
Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.
Свойства АРМ
АРМ обладает следующими свойствами:
1. Максимальная ориентация на конечного пользователя, достигаемая созданием инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения.
2. Формализация профессиональных знаний, то есть возможность предоставления с помощью АРМ самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой.
3. Проблемная ориентация АРМ на решение определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки информации, единством режимов работы и эксплуатации, что характерно для специалистов экономических служб.
4. Модульность построения, обеспечивающая сопряжение АРМ с другими элементами системы обработки информации, а также модификацию и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования.
5. Эргономичность, то есть создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.
Вывод. Целью внедрения АРМ является решение определенного класса производственных задач и их автоматизирование, что облегчает работу специалиста и освобождает его от выполнения повторяющихся действий.
Вопросы самоконтроля
1. Что такое АРМ специалиста?
2. Перечислите состав АРМ.
3. Перечислите примеры прикладных программ для технологов общественного питания?
4. Какие функции выполняет АРМ специалиста?
5. Какие возможности предоставляет АРМ специалиста?
6. Какими свойствами должен обладать АРМ?
Состав, назначение и функции АРМ
Состав, назначение и функции АРМ
Автоматизированное рабочее место (АРМ) – это человеко-машинная система, в которой пользователь играет активную роль. Это комплекс технических средств в совокупности с математическим обеспечением рассчитанный на профессионального пользователя и ориентированный на решение задач из выделенных проблемных областей.
Основное назначение АРМ – автоматизированное представление результатной информации на ПЭВМ в удобной для пользователя форме, обеспечение развитого диалога между пользователем и ПЭВМ при решении задач управления, автоматизация выполнения экономической документации, разгрузка ресурсов больших ЭВМ АИС, формирование и ведение локальной информационной базы предметной области, предоставление различных сервисных услуг пользователю.
К АРМ предъявляются следующие требования:
своевременное удовлетворение информационных и вычислительных потребностей, приспособленность к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам, простота общения с системой, возможность обучения пользователя.
С учетом особенностей создания в АИС АРМ предполагается следующая классификация:
• по функциональному назначению: АРМ административных работников, включая руководителей, работников делопроизводства, специалистов, проектировщиков. АРМ административных работников рассматривается, как АРМ бухгалтера, экономиста, финансиста и т. д.
• по технологическому способу и режиму использования: индивидуального пользователя (например, АРМ руководителя) и коллективного пользователя (например, АРМ управленческих работников), что обеспечивает постоянную загрузку технических средств.
• по характеру оснащенности техническими и программными средствами: АРМ общего назначения, АРМ специального назначения. Например, АРМ кассира считается АРМом специального назначения, т. к. выполняет специфическую работу кассира; АРМ бухгалтера – общего назначения.
• обрабатывающие АРМы используются для сбора, подготовки, обработки первичной документации. Они являются разновидностью функциональных специализированных АРМ.
Структура АРМ состоит из 2 частей:
функциональная часть – определяется совокупностью задач, отражающих деятельность конкретного специалиста; обеспечивающая часть – включает традиционные виды обеспечения: информационное, техническое, программное, лингвистическое, методическое.
В общем пользовании группового АРМа находятся такие ресурсы, как оперативная память, процессор, память на магнитном диске большой емкости. В индивидуальном режиме используется дисплей, клавиатура, печатающее устройство и накопитель на магнитном диске, обладающей оперативной памятью и быстродействием меньшим, чем у сервера. Каждое АРМ строится на базе первого ЭВМ и все они подключены в единую вычислительную сеть. Пользователь может работать как автономно, что важно при обработке данных с ограниченным доступом, так и в общем комплексе.
В соответствии с этим АРМ определяется как рабочее место, оснащенное комплексом технических, программных средств и БД, предназначенное для выполнения конкретным специалистом своих функций.
Создание АРМ работников в системах исходит из общепринятых принципов:
Автоматизация офиса
Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
Рис. Основные компоненты автоматизации офиса
Офисные автоматизированные технологии позволяют повысить производительность труда работников, дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ и использовать в качестве инструмента для решения проблем.
Основные компоненты
База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.
Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.
Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т. д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.
Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая — купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.
Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.
Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.
Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще — при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.
Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:
- ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных; обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т. д.); вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы непосредственно в базу данных; качественное оформление табличных форм представления данных; многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков; проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов; проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.
Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.
Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцов и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.
Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.
В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.
Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображении текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:
- создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах; заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках; заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.
Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.
Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства — оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.
Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения — оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.
Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:
- работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц; количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы; программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи; перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться; должны быть организованы запись конференции и ее хранение; запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.
Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.
Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:
Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.