Административная поддержка бизнеса на всех этапах функционирования организации. Технология администрирования организаций
Шамаева М.А.
выпускница группы ITM-24
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ.
В настоящее время сфера административного менеджмента претерпела серьезные изменения в большинстве секторов и индустрий бизнеса. На протяжении, пожалуй, последнего десятилетия в России появилось понятие офиса первых лиц, бизнес-ассистирования, professionalservicestuff, под которыми понимаются специалисты административного, экономического, управленческого профиля, обладающие широким набором профессиональных компетенций, позволяющих выстраивать административную поддержку руководства компаний на самом высоком и качественном уровне. Это внутренний сервисный процесс, исходя из классификации, предложенной Майклом Портером, процесс административной поддержки и работы, который, в свою очередь, призван поддержать основные бизнес-процессы организации. То есть это вся административная работа по поддержке высшего руководства и управленцев при достижении ключевой задачи бизнеса – увеличения скорости генерации доходов компании, а также снижения связанного капитала и операционных расходов.
В первой главе дипломной работы представлены теоретические основы административной поддержки и администрирования организаций. Раскрывается происхождение административного менеджмента как свода профессиональных знаний, раскрываются понятия администрации, руководства и менеджмента. Административный блок в организации позиционируется как форма администрирования. Приведены функции административного блока, факторы внутреннего и внешнего администрирования.
Во второй главе дипломной работы мною раскрыты особенности административной поддержки бизнеса – от момента его становления до устойчивого функционирования. Профессионалы от административного блока, работающие с первыми лицами, обязаны учитывать все особенности этапов жизненного цикла организации, владеть широким спектром профессиональных и личностных качеств, предъявляемых к профессии. В главе рассмотрена модель механизма администрирования организации, поддержка принятия управленческих решений, и место и роль административного блока в организационных структурах.
В третьей главе раскрывается технология администрирования организации на базе структурного подхода Генри Минцберга. Рассмотрены основные части организации, координационные механизмы, системы контроля и планирования, инструменты взаимодействий.
Четвертая глава посвящена практическим вопросам административной поддержки и администрирования организаций. Считаю необходимым и полезным привести описание портрета (профиля) административного работника, модель лидерства, перечень профессиональных сообществ и ассоциаций административных работников. Результативность работы административного блока в организации это и есть основной эффект от администрирования. Практические рекомендации по расширению зоны влияния административного блока / работника приведены в форме таблицы, и разработаны мною на основе гипотез организационных взаимосвязей Генри Минцберга.
Мною накоплен многолетний профессиональный опыт становления и запуска офиса первых лиц, административной поддержки первых лиц – акционеров, собственников бизнеса и руководителей верхнего уровня управления.Результатом обобщения и переосмысления административного опыта работы в компаниях разных секторов бизнеса и стал данный дипломный проект.Проблема принятия грамотных управленческих решений особенно актуальна в разрезе повышения производительности труда в нашей стране. Консалтинговые компании оценивают производительность в России на невысоком уровне.Согласно исследованиям консалтинговой компании McKinsey&Company производительность труда на российских предприятиях с учетом имеющегося у них технического вооружения составляет 30-50% от потенциально возможного уровня. Это значит, что компании, выплачивая персоналу 100% заработной платы, взамен получают менее 50% отдачи.В результате, мы имеем дело с прямыми потерями из-за низкой производительности труда, которые составляют свыше 50% фонда оплаты.
При этом совокупные потери в зависимости от численности персонала на предприятиях выливаются в серьезные суммы.
Совершенствование производственных, информационных и управленческих технологий в условиях современной экономики, а также переоценка индивидуальных и корпоративных ценностей позволили фирмам, использующим организационные подходы и административный менеджмент, подойти к решению одной из важнейших задач в любой организации – получения от работников максимальной отдачи, а, следовательно, достижения высоких конечных результатов деятельности.
Особую практическую ценность дипломного проекта представляют разработанные на основе организационно-структурного подхода Генри Минцберга практические рекомендации, вытекающие из моего личного и профессионального опыта административной работы.
Чем занимается административный помощник?
Работа административным помощником во многом схожа с работой секретаря, включая подготовку печатных документов, обработку телефонных звонков, контроль за документооборотом и ведение протоколов совещаний. Помимо этого, в обязанности административного помощника может входить контроль за материально-техническим обеспечением офиса, совместная работа с супервайзерами над важными проектами и управление работой секретарей. Несмотря на то, что данная позиция не требует какого-либо специального образования, административным помощникам руководителей высшего звена компании, и тем, кто работает в особых областях, таких как медицина или атомная энергетика, может потребоваться наличие профильного образования.
Обязанности
Часто, обязанности административного помощника намного шире чем у секретаря. Помимо прочего на нём лежит обеспечение офиса всем необходимым для бесперебойной работы сотрудников, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, координация графиков поездок и встреч сразу нескольких людей. Иногда административный помощник отвечает и за связь с общественностью. Информируя общественность о тех, или иных событиях, он представляет свою компанию, т.е. является «лицом» компании. В некоторых случаях старший административный помощник контролирует работу младших помощников и/или секретарей, и периодически должен предоставлять отчёты и презентации о их работе. Довольно часто человек работающий на этой позиции помогает в проведении тренингов для нового персонала, особенно если работа этого персонала будет связана с выполнением административных задач. Административному помощнику также необходимо обладать такими навыками, как, например, умение работать с различным офисным оборудованием, понимание организации и проведения тендеров на поставку той или иной продукции и услуг.
Необходимые навыки
В виду того, что представителям данной профессии приходится контролировать рабочий график сразу нескольких людей, и отслеживать ход работы сразу нескольких проектов, они должны быть очень внимательны даже к самым маленьким деталям, и способны выполнять сразу несколько заданий одновременно. Им также необходимо обладать хорошими коммуникационными навыками, т.к. по роду деятельности им приходится много взаимодействовать с людьми, как с сотрудниками компании, так и с её клиентами. Способность принимать решения и работать самостоятельно тоже является важной составляющей, т.к. административный помощник – это человек который может быстро определить является ли полученный документ важным, или же не представляющим особого интереса. На какое электронное письмо может ответить рядовой сотрудник, а какое требует внимания руководителя более высокого уровня. Как и в каком порядке пройти согласование документов по всем служебным инстанциям, чтобы задача была выполнена качественно и в срок. Помимо всего упомянутого, административный помощник должен иметь хорошую дикцию, уметь красиво писать, и разбираться в современных технологиях, т.к. это часто необходимо при работе с большим объёмом корреспонденции, базами данных, проверке и редактировании документов.
Специализация
Административный помощник может специализироваться на работе отдельно взятого подразделения компании, например, отдела кадров или информационных технологий. Хотя такое положение дел свойственно скорее крупным организациям.
Административный помощник высшего должностного лица работает только с первыми лицами компании. Он может отвечать за работу целой группы людей, или же работать в команде с одним человеком. В любом случае, помимо упомянутого выше, помощник этого уровня ответственен за организацию поездок и участие в конференциях высшего менеджмента компании, взаимодействие с руководящим органом компаний-партнёров и членами их совета директоров. Проще говоря, чем выше, масштабнее и весомее должность руководителя, тем больше требований предъявляется к его административному помощнику.
Иногда административный помощник может специализироваться в какой-то конкретной области, например, медицине или праве. В таких случаях помимо стандартных обязанностей, ему приходится выполнять задания, напрямую относящиеся к его специализации. Например, от помощника адвоката может потребоваться провести изучение судебных прецедентов и организовать краткое заседание с обсуждением основных вопросов рассматриваемого дела. От помощника врача часто требуется знание процедуры оформления и выставления страховой компании счётов за оказанные врачом медицинские услуги и правил работы лаборатории.
Встречаются и виртуальные административные помощники, выполняющие свою работу удаленно, посредством телефона и сети интернет.
Профессиональная подготовка
В большинстве случаев, кандидат на вакансию административного помощника может получить эту должность при наличии полного среднего образования и прохождении курсов по деловой этике и информационным технологиям. Для вакансий специализированных областей, таких как медицина или юриспруденция, кандидату необходимо знать, понимать и ориентироваться в механизме работы данной отрасли и её терминологии. Сертификат о прохождении профессиональной подготовки, диплом специалиста, свидетельство об окончании обучения в признанном учебном заведении – всё это может существенно помочь при устройстве на работу и дальнейшем продвижении по служебной лестнице.
Административным сотрудникам коллектив доверяет больше, чем руководителям
Компания Staples провела исследование и изучила влияние секретарей, офис-менеджеров и ассистентов на климат на работе
Кроме того, исследование показывает, что нагрузка ассистентов и секретарей по сравнению с прошлым годом выросла. 70% административных работников отметили, что размер коллектива, с которым они работали, вырос в сравнении с 2012 годом.
Как в России подбирают административный персонал
О том, как в российских компаниях подбирают офисных «супергероев», какие требования предъявляют к кандидатам и наличия каких качеств от них ожидают, рассказали эксперты ведущих кадровых компаний.
Чем выше уровень английского языка, отмечает эксперт, тем проще и быстрее кандидату найти позицию в крупной западной компании, где у него будут дальнейшие перспективы для профессионального и карьерного развития.
Кандидат на позицию «Секретарь на reception» должен обладать блестящими коммуникативными навыками, приветливостью и презентабельной внешностью. Эти качества, по мнению эксперта, всегда стоят на первом месте, ведь часто эту позицию называют «лицом компании». В обязанности такого человека чаще всего входит прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей, работа с корреспонденцией, взаимодействие с курьерскими службами и административная поддержка сотрудников компании. Данные позиции наиболее востребованы у старшекурсников или студентов вечерней/заочной формы обучения. Кандидаты на данную позицию должны быть готовы одновременно к динамичной и рутинной работе.
Аутсорсинг административных функций
Аутсорсинг сопровождения работы офиса – это разовые или постоянные услуги для поддержки работы наших заказчиков. В него входит полный спектр услуг в области поиска и подбора сотрудников, аутсорсинга административных процессов, поддержки бизнеса и управления подрядчиками.
Проводим комплексные аудиты бизнес-процессов, разрабатываем и внедряем уникальные решения.
Мы готовы взять на себя и столь маленький участок, как подмена секретаря на ресепшн на 1 час, так и такие работы, как, например, оцифровка архива бухгалтерии или даже ремонт переговорной комнаты.
Мы решаем задачи непрофильных административных функций для бухгалтерии, АХО, отделов маркетинга, продаж, закупок, кадров. Но не ограничиваемся этими работами:
рекрутмент секретарей и ассистентов, которые проходят обучение в Институте секретарей Office line
организация работы зоны ресепшн (call center): гостевой ресепшен, офисный ресепшен, служба приема звонков (switch board).
управление почтовым сервисом (mail room): прием, регистрация и доставка входящей/исходящей корреспонденции, организация работы с Почтой России, курьерскими службами и таможенными брокерами, получение и обработка факсов
управление службой работы с документами: печать и сканирование, архивация и хранение, организация и ведение документооборота.
аудит и консалтинг: аудит непрофильных вспомогательных служб поддержки бизнеса, рекомендации по эффективному построению внутренних бизнес процессов по единым стандартам
управление поставщиками: курьерские службы, клининг, обслуживание и эксплуатация офиса, кейтеринг, офисные закупки (вода, канцелярские товары и т.п.), службы такси, тревел (организация командировок), медицинские услуги и страхование, мобильная связь.
инвентаризация офиса, монтажные работы, не требующие высокой квалификации (оклейка а/м, установка слаботочного дополнительного оборудования)
Это перечень наших стандартных услуг, при этом мы можем помочь и с другими работами, где у вас нехватка ресурсов. Наличие базы исполнителей помогает нам оказывать сервис непрерывно, вне зависимости от времени дня или смены сотрудника.
Все наши услуги, включая подбор, замену и обучение специалистов для административной поддержки офиса, мы обеспечиваем силами штатных и временных работников нашей компании.
сотрудники для всех проектов обучаются по уникальной модульной программе (повышение уровня сервиса)
сильная управленческая команда
обеспечение непрерывности работы офиса
собственная уникальная автоматизированная система работы с поставщиками
прозрачность процессов для клиента
актуальная база исполнителей
передача непрофильных административных функций, работа по KPI
сокращение трудозатрат персонала клиента, определение и отсечение неэффективных и дублирующих функций
возможность получения услуги на временной основе
снижение текучести персонала и непрерывный процесс работы
отсутствие рисков в части трудового законодательства
Административная поддержка офиса
Любая преуспевающая компания располагает штатом сотрудников, являющихся квалифицированными специалистами в своей области. Однако на начальном этапе своего развития или при отсутствии острой необходимости держать штат сотрудников бывает затруднительно или же в этом нет острой необходимости.
При аренде офиса на непродолжительное время, аренде офиса на день или при наличии пакета услуг « виртуальный офис» Вы приобретаете не только рабочее пространство, но и комплекс услуг, в который входит административная поддержка офиса. Если Вы арендуете офис у Центра Поддержки Малого Бизнеса, Вам нет необходимости нанимать секретаря, так как эта услуга предоставляется нами.
Будьте уверены в надежности нашей поддержки: квалифицированный англоговорящий секретарь предлагает Вам:
Профессиональный администратор будет принимать телефонные звонки и обрабатывать сообщения. Таким образом, Вы никогда не пропустите деловой звонок.
Мы уверены в том, что Вашим клиентам понравится возможность связаться с Вами по городскому номеру телефона. Мы предоставляем:
Если Вы арендуете офис в Бизнес парке Румянцево, но не желаете работать с почтовой корреспонденцией, то мы можем выполнить эту работу за Вас! Квалифицированный секретарь разберет ваши почтовые и электронные письма и составит грамотный ответ в тех случаях, когда это необходимо. Подобные действия экономят Ваше время и усилия, которые могут Вам потребоваться для осуществления другой работы.
Возможно, Вам не всегда нужен офис, как, например, в случае ведения бизнеса на дому, но есть необходимость в административной поддержке. В таком случае наш квалифицированный специалист будет работать с почтой и электронными письмами на протяжении всего нашего сотрудничества!
Благодаря Центру Поддержки Малого Бизнеса у Вас всегда будет секретарь, который в любое удобное для Вас время выполнит любое поручение, связанное с Вашей работой.
Побеседовать сейчас с нашим консультантом по вопросу административной поддержки офиса можно по телефону +7 (495) 926-26-23
Либо заполнить форму обратной связи
Главная 
Аренда офисов Деловые программы Продукты и услуги Форма обратной связи Контакты
© 2010-2016 Все права защищены. ООО «Центр Поддержки Малого Бизнеса»